Kebijakan privasi

01

Siapa kami

Pengendali data untuk data yang dijelaskan di sini adalah TDACRM SOLUTIONS SRL, perusahaan yang terdaftar di Rumania. Alamat terdaftar dan nomor registrasinya tercantum di bagian bawah halaman ini, bersama alamat yang menjangkau kami.

Ada satu jalur kontak untuk segala hal yang berkaitan dengan data: alamat yang sama itu. Tulislah ke sana untuk menanyakan apa yang kami simpan, meminta perbaikan, atau meminta penghapusan. Kami menjawab dalam bahasa Inggris, Prancis, atau Italia, dalam waktu satu bulan sejak permintaan diterima, dan lebih cepat bila permintaannya sederhana.

02

Pengendali atau pemroses — kami yang mana, dan kapan

Dua peran berjalan di sepanjang kebijakan ini, dan mencampuradukkan keduanya adalah cara dokumen semacam ini biasanya keliru. Untuk korespondensi yang melewati aplikasi — pesan yang ditulis staf Anda, balasan yang datang, lampirannya — pelangganlah yang menjadi pengendali data dan kami adalah pemroses data. Kami menyimpan materi itu karena portal pelanggan meminta aplikasi mengirim dan mengumpulkannya, dan kami bertindak atas instruksi pelanggan.

Untuk hal-hal yang menjadi urusan kami sendiri — akun, langganan, permintaan dukungan, log audit, keamanan layanan — kamilah pengendali datanya. Itulah bagian kebijakan ini yang dasar hukumnya di bawah ini adalah milik kami, bukan milik pelanggan.

Kebijakan ini, dibaca bersama perjanjian lisensi, menetapkan pokok dan jangka waktu pemrosesan, sifat dan tujuannya, jenis data dan kategori orang yang terlibat, serta kewajiban kami — hal-hal yang menurut Pasal 28 GDPR wajib disepakati secara tertulis antara pengendali data dan pemroses data. Kalau organisasi Anda memerlukan ketentuan itu dalam dokumennya sendiri, hubungi kami dan kami akan menandatangani perjanjian pemrosesan data.

03

Apa yang diambil aplikasi dari kotak surat Anda

Aplikasi terhubung ke satu kotak surat per portal: SMTP untuk mengirim, IMAP untuk membaca. Secara teknis ia bisa melihat seluruh isi kotak surat itu. Ia tidak melakukannya, dan cara ia dibangunlah yang membuat kami bisa mengatakan begitu — setiap putaran pemeriksaan hanya meminta header pesan dari server Anda: siapa yang menulis, apa subjeknya, pesan mana yang dibalasnya.

Isi pesan diunduh hanya ketika header tersebut membuktikan bahwa pesan itu termasuk dalam percakapan yang dimulai dari sebuah Deal atau Lead. Yang kami simpan untuk percakapan semacam itu adalah:

• Pesan yang dikirim dari aplikasi: penerima, subjek, isi, dan lampirannya — pesan yang ditulis rekan kerja Anda.
• Balasan yang cocok dengan sebuah percakapan: pengirim, subjek, isi, dan lampirannya — jawaban yang Anda minta.
• Header perutean: Message-ID, In-Reply-To, dan References. Tanpa header itu, sebuah balasan tidak bisa dikaitkan kembali ke objek yang tepat.
• Untuk setiap pesan lain di kotak surat: identifier teknis pesan, nomor urutnya di kotak surat, dan saat kami melihatnya lewat. Tanpa pengirim, tanpa subjek, tanpa isi, tanpa salinan. Baris-baris itu kedaluwarsa dengan sendirinya setelah tiga puluh hari.

Layar tempat administrator bisa melampirkan balasan yang tercecer secara manual meminta header itu ke server Anda secara langsung, pada saat halaman dibuka. Kalau administrator melampirkan pesannya, saat itulah pesan tersebut sampai ke kami. Kalau tidak, pesan itu tidak pernah kami simpan sama sekali.

04

Apa yang tidak pernah kami kumpulkan

Masing-masing hal berikut mudah saja dikumpulkan dari posisi aplikasi sekarang, dan sengaja tidak dikumpulkan.

• Sisa isi kotak surat Anda — faktur, email internal, korespondensi pribadi. Semuanya tetap di server Anda.
• Kontak Bitrix24 Anda, kalender Anda, dan file di portal Anda yang tidak dilampirkan siapa pun ke sebuah pesan.
• Analitik perilaku, pelacakan lintas situs, dan pembuatan profil. Tidak ada pixel pelacak di email yang dikirim aplikasi, tidak ada pelacakan buka email, dan tidak ada pelacakan klik.
• Kategori data khusus. Tidak ada bagian aplikasi yang memintanya. Kalau data semacam itu berakhir di dalam pesan yang ditulis seseorang, data itu disimpan seperti sisa pesan tersebut dan dihapus seperti pesan itu juga.

05

Apa yang Anda atur, dan apa yang kami catat

Sisa dari apa yang kami simpan adalah konfigurasi yang Anda masukkan dan catatan tentang apa yang dilakukan dengannya.

• Koneksi kotak surat: host dan port SMTP dan IMAP, nama pengguna dan kata sandi, serta alamat pengirim pesan.
• Daftar pemasok Anda: nama, perusahaan, alamat, telepon, dan catatan. Anda yang memasukkannya; kami tidak pernah melengkapinya dari sumber lain.
• Template, tanda tangan, dan aturan salinan tersembunyi tetap.
• Bahasa antarmuka yang dipilih tiap pengguna.
• Log audit: pengguna Bitrix24 mana melakukan apa, dari alamat IP mana, dan kapan. Ini menjawab pertanyaan yang cepat atau lambat ditanyakan seorang direktur, yaitu siapa yang menulis ke pemasok itu.
• Token otorisasi Bitrix24, supaya aplikasi bisa menulis ke timeline sebuah objek dan mengunggah file ke portal Anda.

06

Permintaan dukungan dan penagihan

Formulir dukungan di dalam aplikasi menyimpan permintaan Anda di basis data kami dalam bentuk terenkripsi, dan permintaan itu tetap di sana: tidak ada permintaan dukungan yang keluar dari server kami. Supaya ada yang menyadarinya, aplikasi mengirim pemberitahuan singkat ke kotak surat dukungan kami sendiri — dan pemberitahuan itu hanya memuat dua angka, nomor permintaan itu sendiri dan nomor internal portal Anda. Tanpa nama, tanpa alamat, tanpa subjek, tanpa isi pesan. Sampai 7 Agustus 2026, pemberitahuan itu dikirim ke layanan chat pihak luar dan memuat seluruh permintaan, lengkap dengan teksnya. Kini pemberitahuan itu tidak dikirim ke layanan chat pihak luar mana pun, dan tidak lagi memuat teks permintaan.

Pembayaran ditangani Stripe. Detail kartu tidak pernah sampai ke server kami: halaman checkout dan portal penagihan adalah milik Stripe, dan Anda memasukkan detail penagihan Anda di sana. Yang kami simpan tentang semua ini adalah:

• Permintaan dukungan itu sendiri: nama Anda, alamat balasan, subjek, dan pesannya. Keempatnya dienkripsi saat tersimpan, dan tidak satu pun dikirim ke luar server kami.
• Diagnostik opsional, hanya kalau Anda mencentang kotaknya: domain portal Anda, versi aplikasi, host dan port kotak surat Anda, serta hasil dan tanggal dua puluh pesan terakhir yang dikirim dari portal Anda. Tanpa subjek, tanpa isi pesan, tanpa alamat penerima, tanpa nama pengguna atau kata sandi kotak surat.
• Identifier pelanggan dan langganan di Stripe, status langganan, dan tanggal berakhirnya periode berbayar Anda. Tidak ada lagi selain itu tentang pembayarannya.
• Peringatan operasional ke kotak surat kami yang sama itu ketika koneksi kotak surat sebuah portal gagal tiga kali berturut-turut. Peringatan itu memuat nomor internal portal dan alasan kegagalan koneksi, dengan nama host, alamat kotak surat, atau alamat IP di dalam alasan itu disamarkan sebelum dikirim. Tidak ada korespondensi, dan tidak ada yang menyebut nama orang atau kotak surat.

07

Apa yang dienkripsi saat tersimpan, dan apa yang tidak

Tidak semua isi basis data dienkripsi, dan kebijakan yang mengklaim sebaliknya memang lebih mudah ditulis, tetapi tidak benar. Kolom berikut dienkripsi saat tersimpan dengan AES-256-GCM:

• Isi pesan — teks biasa, HTML, dan bagian kutipannya.
• Subjek pesan, baik yang keluar maupun yang masuk kembali.
• Alamat pengirim dan penerima di dalam pesan.
• Nama pengguna dan kata sandi koneksi SMTP dan IMAP Anda.
• Nama, alamat balasan, subjek, dan isi permintaan dukungan.

Disimpan apa adanya, tanpa enkripsi: nama dan perusahaan di daftar pemasok Anda sendiri, teks template dan tanda tangan Anda, label pada sebuah percakapan, host dan port SMTP dan IMAP beserta alamat pengirim yang dikonfigurasi, dan log audit — tindakan, pengguna, alamat IP. Kunci enkripsi kolom dan kunci pencarian diturunkan secara terpisah, dan alamat yang dipakai untuk pencarian diindeks dengan hash berkunci, sehingga sebuah percakapan bisa ditemukan tanpa ada yang perlu didekripsi.

Satu penyimpangan yang kami ketahui, dan kami ungkapkan alih-alih kami perhalus: ketika sebuah balasan datang dari alamat yang tidak ada di daftar pemasok Anda, label pada percakapan itu menyimpan alamatnya sebagai teks terbuka, padahal alamat yang sama dienkripsi di tempat lain. Ini ketidakkonsistenan yang kami niatkan untuk diperbaiki, bukan sebuah keputusan.

08

Mengapa kami memprosesnya, dan atas dasar hukum apa

Setiap tujuan memerlukan dasar hukumnya sendiri menurut GDPR, dan kebijakan yang menyebut tujuan tanpa menyebut dasar hukumnya baru ditulis separuh. Dasar hukum kami adalah berikut ini.

• Menjalankan aplikasi untuk pelanggan: mengirim, mengumpulkan balasan, menyimpan percakapan Pelaksanaan kontrak kami dengan pelanggan, Pasal 6(1)(b) GDPR. Untuk data pribadi orang-orang yang ditulisi staf Anda, pelangganlah pengendali datanya dan pelanggan yang memilih dasar hukumnya — dalam praktiknya kepentingan sah bisnis pelanggan, Pasal 6(1)(f) GDPR.
• Langganan, penagihan, dan catatan yang menyertainya Pelaksanaan kontrak, Pasal 6(1)(b) GDPR, bersama kewajiban kami menurut hukum akuntansi dan perpajakan, Pasal 6(1)(c) GDPR.
• Log audit, pencegahan penyalahgunaan, menjaga keamanan layanan Kepentingan sah kami dalam menjalankan layanan yang bisa mempertanggungjawabkan apa yang dilakukannya, Pasal 6(1)(f) GDPR.
• Permintaan dukungan Pelaksanaan kontrak, Pasal 6(1)(b) GDPR — Anda meminta bantuan kami.

Kami tidak menyandarkan satu pun dari semua itu pada persetujuan, jadi tidak ada yang perlu Anda tarik kembali. Tidak ada pengambilan keputusan otomatis dan tidak ada pembuatan profil yang menimbulkan akibat hukum bagi siapa pun.

09

Siapa lagi yang memprosesnya

Ini seluruh daftarnya. Tidak ada pihak lain yang menerima data Anda, dan tidak ada yang masuk ke daftar ini tanpa halaman ini berubah lebih dulu.

• Hetzner Online GmbH Nuremberg, Jerman — Uni Eropa Hosting. Aplikasi, basis data, dan lampiran yang tersimpan berjalan di server yang disewa dari Hetzner. Di sinilah data Anda berada secara fisik.
• Stripe Irlandia dan Amerika Serikat Pembayaran. Checkout, portal penagihan, faktur, dan langganan itu sendiri. Anda memberikan detail penagihan langsung kepada Stripe; yang kami kirim ke Stripe hanyalah paket yang Anda pilih, identifier portal Anda, dan bahasa antarmuka Anda.
• Cloudflare Amerika Serikat, dengan server di seluruh dunia Jaringan di depan domain kami. Cloudflare mengakhiri koneksi terenkripsi dan menyaring lalu lintas, sehingga ia melihat data koneksi — alamat IP, peramban, alamat yang diminta — untuk setiap permintaan ke situs ini dan ke aplikasi.
• Zoho Pusat data Eropa Kotak surat kami sendiri. Email yang Anda kirim ke alamat di bagian bawah halaman ini, dan balasan kami atasnya, ditangani layanan email Zoho. Begitu pula dua pemberitahuan internal yang dikirim aplikasi kepada kami — permintaan dukungan baru, dan koneksi kotak surat yang gagal tiga kali — yang memuat nomor internal dan, untuk kegagalan itu, alasan yang disamarkan, serta tidak memuat apa pun yang menyebut nama orang.
• Bitrix24 Portal Anda sendiri Bukan pihak ketiga yang kami serahi data Anda, melainkan sistem Anda sendiri. Dengan token yang Anda berikan saat pemasangan, aplikasi menulis pesan ke timeline sebuah objek, mengunggah lampiran ke Drive portal Anda, dan mengirim notifikasi chat. Yang ditulisnya di sana adalah korespondensi Anda sendiri, di portal Anda sendiri, di bawah perjanjian Anda sendiri dengan Bitrix24.

Tidak ada jaringan periklanan dalam daftar itu, tidak ada penyedia analitik, tidak ada pialang data, dan tidak ada vendor AI, karena memang tidak ada satu pun di dalam produk ini. Kami tidak melatih model dengan korespondensi Anda dan kami tidak menyerahkannya kepada siapa pun yang akan melakukannya.

10

Data yang keluar dari Uni Eropa

Data Anda berada di Jerman, di dalam Uni Eropa, jadi hosting-nya sama sekali tidak melibatkan transfer ke negara ketiga. Dua dari pemroses data di atas adalah soal lain, dan menyebutkan yang mana lebih berguna daripada kalimat biasa tentang perlindungan yang memadai.

Stripe dan Cloudflare sama-sama memproses data di luar Wilayah Ekonomi Eropa. Keduanya bersandar pada klausul kontraktual standar Komisi Eropa, yang menjadi bagian dari ketentuan pemrosesan data mereka sendiri, dan yang mereka lihat pun sempit: detail penagihan yang Anda ketik di Stripe, data koneksi di Cloudflare.

Selain itu tidak ada yang keluar. Kotak surat kami sendiri berada di pusat data Zoho di Eropa, jadi permintaan dukungan yang kami baca dan pemberitahuan internal yang dikirim aplikasi kepada kami juga tetap berada di dalam Wilayah Ekonomi Eropa. Sampai 7 Agustus 2026, pemberitahuan itu dikirim ke layanan chat di luar wilayah tersebut; sekarang tidak lagi, dan tidak ada tujuan ketiga yang tersisa untuk disebutkan. Kalau Anda tetap lebih suka tidak memakai formulir di dalam aplikasi, alamat email di bagian bawah halaman ini menjangkau orang yang sama.

11

Berapa lama kami menyimpannya

Hal yang berbeda bertahan untuk jangka waktu yang berbeda, dan ringkasan jujurnya adalah sebagian besar bertahan sampai Anda menghapus instalasi aplikasi.

• Percakapan, pesan, dan lampiran: sampai Anda menghapus instalasi aplikasi, atau sampai akhir masa penyimpanan kalau Anda mengaktifkannya.
• Register pesan yang bukan milik percakapan mana pun: tiga puluh hari, otomatis.
• Permintaan dukungan dan log audit: saat ini tidak ada kedaluwarsa otomatis. Keduanya dihapus bersama yang lain ketika Anda menghapus instalasi aplikasi.
• Catatan penagihan yang disimpan Stripe: disimpan Stripe menurut aturannya sendiri dan hukum akuntansi yang berlaku baginya, terlepas dari kami.

Di sini tidak ada yang dihapus karena lewat waktu kecuali Anda memintanya: isi pesan kami simpan sampai Anda mencopot aplikasi. Masa penyimpanan adalah setelan opsional yang mengubah hal itu — Anda memilih jangka waktunya, yang disarankan sembilan puluh hari, dan setelah jangka waktu itu salinan isi pesan yang ada pada kami dihapus. Setelan itu memperpendek berapa lama isi pesan disimpan; ia sama sekali tidak menyentuh sedikit metadata yang dibutuhkan balasan di kemudian hari untuk menemukan percakapannya.

12

Penghapusan

Menghapus instalasi aplikasi akan menghapus semua yang menjadi milik portal Anda: percakapan, pesan, file lampiran di disk, pemasok, template, tanda tangan, aturan salinan tersembunyi, kredensial kotak surat, dan token otorisasi. Penghapusan terjadi secara berantai di basis data, tanpa siapa pun perlu mengingatnya, dan tidak ada salinan yang tersisa.

Dua hal bertahan, dan keduanya milik Anda. Semua yang ditulis aplikasi ke timeline Bitrix24 dan Drive portal Anda tetap berada di Bitrix24 Anda — kami tidak masuk ke portal Anda untuk menghapusnya. Dan menghapus instalasi tidak membatalkan langganan Stripe Anda: batalkan langganan itu di portal penagihan, atau langganan akan diperpanjang.

Masa penyimpanan opsional menghapus isi pesan dan file lampiran dari basis data kami setelah jangka waktu yang Anda pilih. Penghapusan hanya dilakukan pada konten yang bisa kami buktikan sudah sampai persis ke Bitrix24 Anda — satu file HTML berisi badan pesan itu, yang diunggah ke Bitrix24 Drive portal Anda dan dikonfirmasi kembali oleh Bitrix24 dengan identifier file dan ukurannya. Pesan yang buktinya tidak ada tidak pernah dihapus, setua apa pun pesan itu, karena untuk pesan itu salinan kami mungkin satu-satunya yang tersisa.

13

Hak Anda

Sepanjang kami memproses data pribadi Anda, GDPR memberi Anda hak-hak berikut, dan menggunakannya tidak dipungut biaya:

• Mengetahui data apa yang kami simpan tentang Anda dan menerima salinannya.
• Meminta perbaikan atas data yang keliru.
• Meminta penghapusannya, sepanjang kami tidak berkewajiban menyimpannya.
• Meminta pembatasan pemrosesan selama sebuah perselisihan sedang diselesaikan.
• Menerima data yang Anda berikan kepada kami dalam format yang dapat dipindahkan, dan meminta pengirimannya ke pihak lain sepanjang hal itu secara teknis memungkinkan.
• Menolak pemrosesan yang kami dasarkan pada kepentingan sah kami.

Sepanjang kami adalah pemroses data dan bukan pengendali data — yaitu segala hal yang berkaitan dengan korespondensi di dalam portal seorang pelanggan — permintaan itu ditujukan kepada pelanggan tersebut, yang menjadi pengendali datanya. Kalau permintaan itu lebih dulu sampai kepada kami, kami akan meneruskannya dan membantu mereka menjawab, bukan menjawabnya sendiri: memutuskan apa yang boleh dikeluarkan dari catatan milik orang lain bukan hak kami.

Kalau menurut Anda kami menangani data Anda dengan buruk, beri tahu kami lebih dulu, karena kami lebih suka memperbaikinya. Anda juga berhak mengajukan keluhan kepada otoritas pengawas Romania — Otoritas Pengawas Nasional untuk Pemrosesan Data Pribadi, ANSPDCP, di dataprotection.ro — atau kepada otoritas di negara tempat Anda tinggal atau bekerja.

14

Bagaimana data itu dilindungi

Setiap kueri di dalam aplikasi dibatasi pada satu portal, sehingga data satu pelanggan tidak bisa dijangkau lewat sesi pelanggan lain. Lalu lintas antara peramban Anda, portal Bitrix24 Anda, dan server kami dienkripsi saat dikirim. Akses ke sistem produksi terbatas pada orang-orang yang menjalankan layanan ini. Kolom yang disebutkan di atas dienkripsi saat tersimpan; yang tidak disebutkan tidak dienkripsi.

Kami tidak mengklaim sertifikasi apa pun, audit eksternal apa pun, atau standar kepatuhan apa pun, karena kami memang tidak memilikinya. Kalau sebuah pelanggaran data memengaruhi data Anda, kami akan mengatakannya tanpa penundaan yang tidak semestinya — kepada pelanggan, sebagai pemroses datanya, dan kepada otoritas pengawas apabila hukum mewajibkannya.

15

Apa yang tidak kami lakukan

Sebagian dari hal berikut sudah jelas dengan sendirinya. Hal-hal itu tetap kami nyatakan, karena justru itulah yang di tempat lain diam-diam sering tidak benar.

• Kami tidak menjual data Anda, tidak menyewakannya, dan tidak membagikannya kepada siapa pun di luar pemroses data yang disebut di atas.
• Kami tidak melatih model machine learning dengan korespondensi Anda, dan kami tidak menyerahkannya kepada siapa pun yang akan melakukannya.
• Kami tidak menjalankan periklanan, pembuatan profil, maupun pelacakan lintas situs.
• Situs web ini tidak memasang cookie dan tidak memuat analitik. Tidak ada yang Anda lakukan di sini yang diukur.
• Aplikasi memasang satu cookie bernama ma_session: benar-benar diperlukan, berumur pendek, supaya aplikasi tahu portal mana dan pengguna mana yang sedang melihatnya di dalam bingkai Bitrix24. Tidak ada cookie lain dan tidak ada pelacak.

16

Perubahan pada kebijakan ini

Tanggal di bagian atas halaman ini berubah ketika teksnya berubah, dan hanya ketika itu. Tanggal itu adalah konstanta yang disimpan di samping teksnya di dalam kode sumber, sehingga halaman ini tidak bisa mengklaim pembaruan yang tidak pernah terjadi.

Kalau sebuah perubahan secara material memengaruhi cara kami menangani data Anda — pemroses data baru, tujuan baru, masa penyimpanan yang lebih panjang — kami akan mengatakannya di halaman ini, dan menyebutkan apa yang berubah, sebelum perubahan itu berlaku.