プライバシーポリシー

01

当社について

ここに記載するデータの管理者は、ルーマニアで登記された会社であるTDACRM SOLUTIONS SRLです。登記上の住所と会社番号は、当社に届く連絡先アドレスとともに本ページの末尾に記載しています。

データに関することの窓口は1つ、その同じアドレスです。当社が何を保持しているかの確認、訂正、削除のご請求は、そこへお送りください。回答は英語・フランス語・イタリア語で、ご請求から1か月以内に、簡単なご請求であればより早くお返しします。

02

管理者か処理者か — 当社の立場と、その区分

本ポリシーには2つの立場が出てきます。この2つを混同することが、この種の文書がおかしくなる典型的な原因です。アプリを通るやりとり — 従業員が書いたメッセージ、返ってきた返信、添付ファイル — については、お客様が管理者であり、当社は処理者です。当社がその内容を保持しているのは、お客様のポータルがアプリに送信と収集を指示したからであり、当社はお客様の指示に従って取り扱います。

当社が自ら運営する部分 — アカウント、サブスクリプション、サポート依頼、監査ログ、サービスの安全性 — については、当社自身が管理者です。以下に挙げる法的根拠がお客様のものではなく当社のものになるのは、この部分です。

本ポリシーはライセンス契約とあわせて、取扱いの対象事項と期間、その性質と目的、データの種類と関係する人の類型、および当社の義務を定めています。いずれもGDPR第28条が管理者と処理者に書面での合意を求めている事項です。貴社の様式でこれらの条項が必要な場合は、ご連絡いただければデータ処理契約を締結します。

03

アプリがメールボックスから取得するもの

アプリが接続するのは1ポータルにつき1つのメールボックスで、送信にSMTP、読み取りにIMAPを使います。技術的には、そのメールボックスの中身をすべて見ることも可能です。実際には見ていません。そう言い切れるのは設計そのものによります。ポーリングのたびにサーバーへ要求するのは、メッセージのヘッダーだけです。差出人、件名、どのメッセージへの返信か、それだけです。

本文を取得するのは、取引またはリードから始まったやりとりに属することがそのヘッダーから確認できたときに限られます。そうしたやりとりについて当社が保持するのは、次のとおりです。

• アプリから送信したメッセージ：宛先、件名、本文、添付ファイル。つまり従業員が書いたメッセージそのものです。
• やりとりに照合された返信：差出人、件名、本文、添付ファイル。つまりお客様が求めた回答です。
• ルーティング用ヘッダー：Message-ID、In-Reply-To、References。これがないと、返信を正しいレコードに結び付けられません。
• メールボックス内のそれ以外のすべてのメッセージ：メッセージの技術的な識別子、メールボックス内での通し番号、通過を確認した時刻。差出人も、件名も、本文も、複製も保持しません。これらの記録は30日後に自動で消えます。

ポータル管理者が未照合の返信を手作業で紐づける画面は、ページを開いたその時点で、サーバーにヘッダーをその都度要求します。管理者がそのメッセージを紐づけた時点で、初めて当社に届きます。紐づけなければ、当社が保持することは一度もありません。

04

当社が一切収集しないもの

以下はいずれも、アプリの位置からは容易に収集できるものですが、意図的に収集していません。

• メールボックスのそれ以外の中身 — 請求書、社内メール、私信。すべてお客様のサーバーに残ります。
• Bitrix24の連絡先、カレンダー、およびメッセージに添付されていないポータル上のファイル。
• 行動分析、サイト横断のトラッキング、プロファイリング。アプリが送るメールにトラッキングピクセルはなく、開封トラッキングもクリックトラッキングもありません。
• 特別な種類の個人データ。アプリがそれを求める場面はありません。誰かが書いたメッセージの中に含まれていた場合は、そのメッセージの他の部分と同じように保存され、同じように削除されます。

05

お客様が設定するものと、当社が記録するもの

当社が保持する残りは、お客様が入力する設定と、それを使って何が行われたかの記録です。

• メールボックスの接続情報：SMTPとIMAPのホストとポート、ユーザー名とパスワード、送信元アドレス。
• 仕入先リスト：氏名、会社名、アドレス、電話番号、メモ。入力はお客様が行い、当社が外部から情報を補完することはありません。
• テンプレート、署名、常時有効のブラインドコピー設定。
• 各ユーザーが選んだ表示言語。
• 監査ログ：どのBitrix24ユーザーが、どのIPアドレスから、いつ、何をしたか。責任者がいずれ問う「あの仕入先に書いたのは誰か」という質問に答えるためのものです。
• Bitrix24の認可トークン。アプリがレコードのタイムラインに書き込み、ポータルにファイルをアップロードするために必要です。

06

サポート依頼と請求

アプリ内のサポートフォームから送られたご依頼は、暗号化して当社のデータベースに保存され、そこに留まります。サポート依頼が当社のサーバーの外に出ることはありません。誰かが気づけるように、アプリは当社自身のサポート用メールボックスへ短い通知を送ります。その通知に含まれるのは2つの番号だけで、依頼自体の番号と、御社ポータルの内部番号です。氏名も、アドレスも、件名も、本文も含みません。2026年8月7日までは、この通知は外部のチャットサービスへ送られ、依頼の全文を含んでいました。現在は、外部のチャットサービスへ送ることはなく、依頼の本文を含めることもありません。

決済はStripeが行います。カード情報が当社のサーバーに届くことはありません。決済画面と請求ポータルはStripeのものであり、請求先情報はそこで入力していただきます。これらについて当社が保持するのは、次のとおりです。

• サポート依頼そのもの：お名前、返信先アドレス、件名、本文。4つとも保存時に暗号化され、いずれも当社のサーバーの外へは送られません。
• 任意の診断情報。チェックボックスを選択した場合に限ります：ポータルのドメイン、アプリのバージョン、メールボックスのホストとポート、御社ポータルから送信された直近20件のメッセージの結果と日時。件名も、本文も、宛先アドレスも、メールボックスのユーザー名やパスワードも含みません。
• Stripeの顧客識別子とサブスクリプション識別子、サブスクリプションの状態、お支払済み期間の終了日。決済に関してそれ以外は保持しません。
• あるポータルのメールボックス接続が3回続けて失敗したときに、同じ当社メールボックスへ送られる運用アラート。ポータルの内部番号と接続失敗の理由を含みますが、その理由に含まれるホスト名、メールアドレス、IPアドレスは送信前にマスクされます。やりとりの内容は含まず、個人やメールボックスを特定するものも含みません。

07

保存時に暗号化されるものと、されないもの

データベースの内容がすべて暗号化されているわけではありません。すべて暗号化していると書くほうが簡単ですが、それは事実に反します。保存時にAES-256-GCMで暗号化されるのは、次の項目です。

• メッセージ本文 — プレーンテキスト、HTML、引用部分。
• メッセージの件名 — 送信時も受信時も。
• メッセージ内の差出人アドレスと宛先アドレス。
• SMTPおよびIMAP接続のユーザー名とパスワード。
• サポート依頼の氏名、返信先アドレス、件名、本文。

暗号化せずそのまま保存するもの：お客様の仕入先リストにある氏名と会社名、テンプレートと署名の文面、やりとりのラベル、SMTPとIMAPのホストとポートおよび設定した送信元アドレス、監査ログ（操作、ユーザー、IPアドレス）。フィールド暗号化鍵と検索用の鍵は別々に導出し、検索に使うアドレスは鍵付きハッシュで索引化しているため、何も復号せずにやりとりを見つけられます。

既知の逸脱が1点あります。取り繕わずに開示します。仕入先リストにないアドレスから返信が届いた場合、そのやりとりのラベルにはアドレスが平文のまま残ります。同じアドレスは他のすべての箇所では暗号化されています。これは判断の結果ではなく、修正する予定の不整合です。

08

取扱いの目的と、その法的根拠

GDPRでは目的ごとに固有の法的根拠が必要であり、根拠を示さずに目的だけを並べたポリシーは半分しか書けていません。当社の根拠は次のとおりです。

• お客様のためにアプリを稼働させること：送信、返信の収集、やりとりの保存 お客様との契約の履行、第6条第1項(b)。従業員が書き送る相手の個人データについては、お客様が管理者であり、根拠を選ぶのもお客様です。実務上は、お客様の事業の正当な利益、第6条第1項(f)となります。
• サブスクリプション、請求、およびそれに伴う記録 契約の履行、第6条第1項(b)、および会計・税務に関する法的義務の遵守、第6条第1項(c)。
• 監査ログ、不正利用の防止、サービスの安全性の維持 行われたことを説明できるサービスを運営するという、当社の正当な利益、第6条第1項(f)。
• サポート依頼 契約の履行、第6条第1項(b) — お客様から支援を求められたためです。

いずれについても同意を根拠としていないため、撤回していただくものはありません。自動化された意思決定はなく、誰かに法的効果を生じさせるプロファイリングもありません。

09

ほかに取り扱う者

以下がすべてです。これ以外の者がお客様のデータを受け取ることはなく、本ページが先に変わらない限り、この一覧に加わることもありません。

• Hetzner Online GmbH ドイツ・ニュルンベルク — 欧州連合 ホスティング。アプリケーション、データベース、保存された添付ファイルは、Hetznerから借りているサーバー上で動いています。お客様のデータが物理的に置かれている場所です。
• Stripe アイルランドおよび米国 決済。チェックアウト、請求ポータル、請求書、サブスクリプションそのものです。請求先情報はお客様がStripeへ直接入力します。当社がStripeへ送るのは、選ばれたプラン、ポータルの識別子、表示言語だけです。
• Cloudflare 米国、サーバーは世界各地 当社ドメインの前段にあるネットワーク。暗号化された接続を終端し、トラフィックをフィルタリングするため、本サイトとアプリへのすべてのリクエストについて接続情報 — IPアドレス、ブラウザー、要求されたアドレス — を見ることになります。
• Zoho 欧州のデータセンター 当社自身のメールボックス。本ページ末尾のアドレス宛のメールと、それに対する当社の返信は、Zohoのメールサービスが扱います。アプリが当社に送る2種類の内部通知 — 新しいサポート依頼と、3回続けて失敗したメールボックス接続 — も同様です。これらに含まれるのは内部番号と、接続失敗についてはマスクされた理由だけで、個人を特定するものは含みません。
• Bitrix24 お客様自身のポータル 当社がデータを渡す第三者ではなく、お客様自身のシステムです。インストール時に付与されたトークンを使い、アプリはレコードのタイムラインにメッセージを書き込み、ポータルのドライブに添付ファイルをアップロードし、チャット通知を送ります。そこに書き込まれるのはお客様自身のやりとりであり、お客様自身のポータル上で、お客様とBitrix24との契約に基づくものです。

この一覧に広告ネットワーク、分析サービス、データブローカー、AIベンダーは含まれていません。製品にそれらが存在しないからです。当社はお客様のやりとりでモデルを学習させることはなく、そうする者に渡すこともありません。

10

欧州連合の外へのデータ移転

お客様のデータは欧州連合内のドイツにあるため、ホスティングについて第三国への移転は一切ありません。上記の処理者のうち2社は事情が異なります。適切な保護措置に関する通り一遍の記述より、どの社かを名指しするほうが有益です。

StripeとCloudflareの2社は、欧州経済領域の外でデータを取り扱います。いずれも欧州委員会の標準契約条項に依拠しており、この条項は各社のデータ処理条件の一部を構成しています。両社が見る範囲は限定的で、Stripeではお客様が入力する請求先情報、Cloudflareでは接続情報です。

それ以外は域外に出ません。当社自身のメールボックスはZohoの欧州データセンターにあるため、当社が読むサポート依頼も、アプリが当社に送る内部通知も、欧州経済領域内に留まります。2026年8月7日までは、これらの通知は域外のチャットサービスへ送られていました。現在は送っておらず、名指しすべき第三の送信先はもうありません。それでもアプリ内のフォームを使いたくない場合は、本ページ末尾のメールアドレスからも同じ担当者に届きます。

11

保存期間

対象によって期間は異なりますが、正直に要約すれば、その大半はアンインストールまで残ります。

• やりとり、メッセージ、添付ファイル：アプリをアンインストールするまで。保存期間の設定を有効にしている場合は、その期間の終了まで。
• どのやりとりにも属さないメッセージの記録：30日間で自動的に消えます。
• サポート依頼と監査ログ：現在、自動的な期限はありません。アンインストール時に他のすべてとともに削除されます。
• Stripeが保持する請求記録：当社とは別に、Stripe自身の規則とStripeに適用される会計法令に従って保持されます。

お客様が求めない限り、ここでは期限切れで何かが削除されることはありません。メッセージ内容は、アプリをアンインストールするまで保管します。保存期間は、それを変える任意の設定です。期間はお客様が選び、推奨されるのは90日間で、その期間が過ぎると当社が持つメッセージ内容の複製は削除されます。この設定は内容の保存期間を短くするだけで、将来の返信がやりとりを見つけるために必要な少量のメタデータには一切触れません。

12

削除

アプリをアンインストールすると、御社ポータルに属するものはすべて削除されます。やりとり、メッセージ、ディスク上の添付ファイル、仕入先、テンプレート、署名、ブラインドコピー設定、メールボックスの認証情報、認可トークンです。データベースのカスケードで行われるため、誰かが覚えておく必要はなく、残存する複製もありません。

これを免れるものが2つあり、どちらもお客様のものです。アプリがBitrix24のタイムラインとポータルのドライブに書き込んだものは、すべてお客様のBitrix24に残ります。当社が御社のポータルに手を入れて削除することはありません。また、アンインストールしてもStripeのサブスクリプションは解約されません。解約は請求ポータルで行ってください。行わなければ更新されます。

任意の保存期間設定は、選ばれた期間の経過後にメッセージ本文と添付ファイルを当社のデータベースから削除します。削除するのは、その内容がすでに御社のBitrix24に届いていると証明できる場合に限られます。その証明とは、当該メッセージの本文を収めたHTMLファイル1つを御社ポータルのBitrix24ドライブにアップロードし、Bitrix24からファイルの識別子とサイズが返って確認できていることです。その証明がないメッセージは、どれほど古くても削除しません。そのメッセージについては、当社の複製が最後の1つである可能性があるからです。

13

お客様の権利

当社がお客様の個人データを取り扱う場合、GDPRは次の権利を認めています。行使に費用はかかりません。

• 当社が保持している内容を知り、その複製を受け取る権利。
• 誤っている内容を訂正させる権利。
• 当社に保持する義務がない場合に、削除させる権利。
• 見解の相違が解決するまで、取扱いを制限させる権利。
• 提供したデータを可搬な形式で受け取り、技術的に可能な場合は他へ送信させる権利。
• 当社の正当な利益を根拠とする取扱いに異議を述べる権利。

当社が管理者ではなく処理者である場合 — お客様のポータル内のやりとりに関するすべて — は、そのご請求は管理者であるお客様の会社へお出しください。当社に先に届いた場合は、当社が回答するのではなく、その会社へ取り次ぎ、回答を支援します。他社の記録から何を開示するかを決めるのは、当社の役割ではありません。

当社のデータの取扱いに問題があるとお考えの場合は、まず当社にお知らせください。当社としては是正したいと考えています。あわせて、ルーマニアの監督機関である国家個人データ処理監督庁（ANSPDCP、dataprotection.ro）、またはお住まいもしくは勤務先の国の監督機関に苦情を申し立てる権利もあります。

14

保護の方法

アプリ内のすべてのクエリは単一のポータルに限定されているため、あるお客様のデータが別のお客様のセッションから参照されることはありません。ブラウザー、Bitrix24ポータル、当社サーバーの間の通信は転送時に暗号化されます。本番システムへのアクセスは、サービスを運用する担当者に限定しています。上に挙げた項目は保存時に暗号化されており、挙げていない項目は暗号化されていません。

当社は認証も外部監査もコンプライアンス規格も取得していないため、それらを掲げることもしません。侵害がお客様のデータに影響した場合は、不当な遅滞なくお知らせします。処理者としてお客様へ、また法令が求める場合は監督機関へ通知します。

15

当社が行わないこと

当たり前のものも含まれます。それでも記載するのは、他所で静かに事実と異なっていることが多いのが、まさにこれらだからです。

• お客様のデータを販売しません。貸し出しもせず、上記の処理者以外の誰とも共有しません。
• お客様のやりとりで機械学習モデルを学習させることはなく、そうする者に渡すこともありません。
• 広告もプロファイリングもサイト横断のトラッキングも行いません。
• 本サイトはCookieを一切設定せず、アクセス解析も入れていません。ここでの操作は一切計測されません。
• アプリはma_sessionという名前のCookieを1つだけ設定します。厳密に必要なもので、有効期間は短く、Bitrix24のフレーム内でどのポータルのどのユーザーが見ているかを判別するためのものです。それ以外のCookieもトラッカーもありません。

16

本ポリシーの変更

本ページ上部の日付は、本文が変わったときにだけ変わります。ソース内で本文の隣に置かれた定数であるため、実際にはなかった更新をページが主張することはありません。

データの取扱いに実質的な影響がある変更 — 処理者の追加、目的の追加、保存期間の延長 — がある場合は、効力が生じる前に本ページでお知らせし、何が変わったかを明示します。