Chính sách quyền riêng tư

01

Chúng tôi là ai

Bên kiểm soát dữ liệu đối với những dữ liệu được mô tả ở đây là TDACRM SOLUTIONS SRL, một công ty đăng ký tại Romania. Địa chỉ đăng ký và mã số công ty được nêu ở cuối trang này, cùng với địa chỉ liên hệ với chúng tôi.

Chỉ có một kênh liên hệ cho mọi việc liên quan đến dữ liệu: chính địa chỉ đó. Hãy viết thư tới đó để hỏi chúng tôi đang giữ những gì, để yêu cầu sửa một thông tin, hoặc để yêu cầu xóa. Chúng tôi trả lời bằng tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc tiếng Ý, trong vòng một tháng kể từ khi nhận yêu cầu, và sớm hơn nếu yêu cầu đơn giản.

02

Bên kiểm soát hay bên xử lý — chúng tôi là bên nào, và khi nào

Hai vai trò xuyên suốt chính sách này, và nhầm lẫn giữa chúng là cách những văn bản kiểu này thường mắc sai lầm. Với thư từ đi qua ứng dụng — thư nhân viên của bạn viết, thư trả lời quay về, tệp đính kèm — khách hàng là bên kiểm soát dữ liệu và chúng tôi là bên xử lý dữ liệu. Chúng tôi giữ những tài liệu đó vì portal của khách hàng đã yêu cầu ứng dụng gửi và thu chúng về, và chúng tôi hành động theo chỉ dẫn của khách hàng.

Với những gì thuộc phần vận hành của chúng tôi — tài khoản, gói đăng ký, yêu cầu hỗ trợ, nhật ký kiểm toán, an ninh của dịch vụ — chính chúng tôi là bên kiểm soát dữ liệu. Đó là phần mà các căn cứ pháp lý nêu dưới đây là của chúng tôi chứ không phải của khách hàng.

Chính sách này, đọc cùng với hợp đồng giấy phép, xác định đối tượng và thời hạn của việc xử lý, bản chất và mục đích của nó, các loại dữ liệu và các nhóm người liên quan, cùng nghĩa vụ của chúng tôi — chính là những nội dung mà Điều 28 GDPR yêu cầu bên kiểm soát dữ liệu và bên xử lý dữ liệu phải thỏa thuận bằng văn bản. Nếu tổ chức của bạn cần những điều khoản đó trên văn bản của riêng mình, hãy viết thư cho chúng tôi và chúng tôi sẽ ký một thỏa thuận xử lý dữ liệu.

03

Ứng dụng lấy gì từ hòm thư của bạn

Ứng dụng kết nối tới một hòm thư cho mỗi portal: SMTP để gửi, IMAP để đọc. Về mặt kỹ thuật, nó có thể nhìn thấy mọi thứ trong hòm thư đó. Nó không làm vậy, và chính cách nó được xây dựng cho phép chúng tôi nói như thế — mỗi vòng kiểm tra chỉ hỏi máy chủ của bạn phần header của thư: ai viết, chủ đề là gì, thư ấy trả lời cho thư nào.

Nội dung một thư chỉ được tải về khi các header đó chứng minh thư thuộc về một cuộc trao đổi bắt đầu từ một Deal hoặc một Lead. Với một cuộc trao đổi như vậy, những gì chúng tôi lưu là:

• Thư gửi đi từ ứng dụng: người nhận, chủ đề, nội dung và tệp đính kèm — chính là bức thư đồng nghiệp của bạn đã viết.
• Thư trả lời được khớp vào một cuộc trao đổi: người gửi, chủ đề, nội dung và tệp đính kèm — chính là câu trả lời bạn đã hỏi.
• Các header định tuyến: Message-ID, In-Reply-To và References. Không có chúng thì không thể gắn một thư trả lời về đúng bản ghi.
• Với mọi thư khác trong hòm thư: định danh kỹ thuật của thư, số thứ tự của nó trong hòm thư, và thời điểm chúng tôi thấy nó đi qua. Không người gửi, không chủ đề, không nội dung, không bản sao. Những dòng đó tự hết hạn sau ba mươi ngày.

Màn hình nơi quản trị viên có thể gắn thủ công một thư trả lời bị lạc sẽ hỏi máy chủ của bạn các header đó theo thời gian thực, ngay lúc trang được mở. Nếu quản trị viên gắn thư đó vào, đó là lúc thư đến chỗ chúng tôi. Nếu không, chúng tôi chưa từng giữ nó.

04

Những gì chúng tôi không bao giờ thu thập

Mỗi thứ dưới đây đều rất dễ thu thập từ vị trí mà ứng dụng đang đứng, và đều cố tình không được thu thập.

• Phần còn lại trong hòm thư của bạn — hóa đơn, thư nội bộ, thư từ riêng tư. Chúng ở nguyên trên máy chủ của bạn.
• Danh bạ Bitrix24 của bạn, lịch của bạn, và những tệp trên portal mà không ai đính kèm vào một thư nào.
• Phân tích hành vi, theo dõi xuyên trang và lập hồ sơ cá nhân. Không có pixel theo dõi trong thư ứng dụng gửi đi, không theo dõi mở thư và không theo dõi nhấp chuột.
• Các loại dữ liệu đặc biệt. Không chỗ nào trong ứng dụng hỏi đến chúng. Nếu chúng lọt vào nội dung một bức thư ai đó viết, chúng được lưu như phần còn lại của thư đó và bị xóa cùng với nó.

05

Những gì bạn thiết lập, và những gì chúng tôi ghi lại

Phần còn lại của những gì chúng tôi giữ là cấu hình bạn nhập vào và bản ghi về những việc đã làm với nó.

• Kết nối hòm thư: máy chủ và cổng SMTP và IMAP, tên đăng nhập và mật khẩu, và địa chỉ dùng để gửi thư.
• Danh sách nhà cung cấp của bạn: tên, công ty, địa chỉ, điện thoại và ghi chú. Bạn tự nhập; chúng tôi không bao giờ bổ sung dữ liệu cho nó từ bất kỳ nguồn nào khác.
• Mẫu thư, chữ ký và các quy tắc bản sao ẩn thường trực.
• Ngôn ngữ giao diện mà mỗi người dùng đã chọn.
• Một nhật ký kiểm toán: người dùng Bitrix24 nào đã làm gì, từ địa chỉ IP nào, và vào lúc nào. Nó trả lời câu hỏi mà sớm muộn giám đốc cũng sẽ hỏi, là ai đã viết thư cho nhà cung cấp kia.
• Token ủy quyền Bitrix24, để ứng dụng có thể ghi vào dòng thời gian của một bản ghi và tải tệp lên portal của bạn.

06

Yêu cầu hỗ trợ và thanh toán

Biểu mẫu hỗ trợ bên trong ứng dụng lưu yêu cầu của bạn vào cơ sở dữ liệu của chúng tôi ở dạng đã mã hóa, và nó ở lại đó: không yêu cầu hỗ trợ nào rời khỏi máy chủ của chúng tôi. Để có người chú ý tới nó, ứng dụng gửi một thông báo ngắn tới hòm thư hỗ trợ của chính chúng tôi — và thông báo đó chỉ mang hai con số, số của yêu cầu và số nội bộ của portal của bạn. Không tên, không địa chỉ, không chủ đề, không nội dung. Cho tới ngày 7 tháng 8 năm 2026, thông báo này được gửi tới một dịch vụ chat bên ngoài và mang theo toàn bộ yêu cầu, kèm nguyên văn. Nay nó không còn được gửi tới bất kỳ dịch vụ chat bên ngoài nào, và cũng không còn mang theo nội dung của yêu cầu.

Việc thanh toán do Stripe thực hiện. Thông tin thẻ không bao giờ đến máy chủ của chúng tôi: trang thanh toán và cổng quản lý thanh toán thuộc về Stripe, và bạn nhập thông tin thanh toán ở đó. Những gì chúng tôi giữ về tất cả việc này là:

• Chính yêu cầu hỗ trợ: tên bạn, địa chỉ trả lời, chủ đề và nội dung. Cả bốn đều được mã hóa khi lưu trữ, và không phần nào được gửi ra ngoài máy chủ của chúng tôi.
• Thông tin chẩn đoán tùy chọn, chỉ khi bạn tích vào ô: tên miền portal của bạn, phiên bản ứng dụng, máy chủ và cổng hòm thư của bạn, cùng kết quả và ngày của hai mươi thư gần nhất gửi từ portal của bạn. Không chủ đề, không nội dung, không địa chỉ người nhận, không tên đăng nhập hay mật khẩu hòm thư.
• Định danh khách hàng và định danh gói đăng ký tại Stripe, trạng thái đăng ký và ngày kết thúc kỳ bạn đã trả tiền. Không gì khác về khoản thanh toán.
• Một cảnh báo vận hành gửi tới chính hòm thư đó của chúng tôi khi kết nối hòm thư của một portal thất bại ba lần liên tiếp. Nó mang số nội bộ của portal và lý do kết nối thất bại, với mọi tên máy chủ, địa chỉ hòm thư hay địa chỉ IP trong lý do đó đã được che trước khi gửi. Không thư từ, và không gì nêu tên một con người.

07

Những gì được mã hóa khi lưu trữ, và những gì không

Không phải mọi thứ trong cơ sở dữ liệu đều được mã hóa, và một chính sách nói ngược lại thì dễ viết hơn nhưng không đúng sự thật. Những trường sau được mã hóa khi lưu trữ bằng AES-256-GCM:

• Nội dung thư — phần văn bản thuần, phần HTML và phần trích dẫn lại.
• Chủ đề thư, cả chiều đi lẫn chiều về.
• Địa chỉ người gửi và người nhận bên trong các thư.
• Tên đăng nhập và mật khẩu của kết nối SMTP và IMAP của bạn.
• Tên, địa chỉ trả lời, chủ đề và nội dung của một yêu cầu hỗ trợ.

Lưu nguyên như đã nhập, không mã hóa: tên và công ty trong danh sách nhà cung cấp của bạn, nội dung các mẫu thư và chữ ký, nhãn của một cuộc trao đổi, máy chủ và cổng SMTP và IMAP cùng địa chỉ gửi đã cấu hình, và nhật ký kiểm toán — hành động, người dùng, địa chỉ IP. Khóa mã hóa trường và khóa tra cứu được sinh ra riêng biệt, và các địa chỉ dùng để tìm kiếm được lập chỉ mục bằng một hàm băm có khóa, nên có thể tìm ra một cuộc trao đổi mà không cần giải mã bất cứ thứ gì.

Một sai lệch đã biết, được công bố thay vì che đi: khi một thư trả lời đến từ một địa chỉ không có trong danh sách nhà cung cấp của bạn, nhãn của cuộc trao đổi đó giữ địa chỉ ở dạng văn bản rõ, dù chính địa chỉ ấy được mã hóa ở mọi nơi khác. Đó là một điểm thiếu nhất quán mà chúng tôi định sửa, không phải một quyết định.

08

Vì sao chúng tôi xử lý dữ liệu, và trên căn cứ pháp lý nào

Mỗi mục đích cần một căn cứ riêng theo GDPR, và một chính sách chỉ liệt kê mục đích mà không nêu căn cứ thì mới viết được một nửa. Của chúng tôi là như sau.

• Vận hành ứng dụng cho một khách hàng: gửi thư, thu thư trả lời, lưu cuộc trao đổi Thực hiện hợp đồng của chúng tôi với khách hàng, Điều 6(1)(b). Với dữ liệu cá nhân của những người mà nhân viên của bạn viết thư tới, khách hàng là bên kiểm soát dữ liệu và tự chọn căn cứ — trên thực tế là lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp khách hàng, Điều 6(1)(f).
• Gói đăng ký, hóa đơn và các sổ sách đi kèm Thực hiện hợp đồng, Điều 6(1)(b), cùng với nghĩa vụ của chúng tôi theo pháp luật kế toán và thuế, Điều 6(1)(c).
• Nhật ký kiểm toán, phòng chống lạm dụng, giữ an toàn cho dịch vụ Lợi ích hợp pháp của chúng tôi trong việc vận hành một dịch vụ có thể giải trình được những gì nó đã làm, Điều 6(1)(f).
• Yêu cầu hỗ trợ Thực hiện hợp đồng, Điều 6(1)(b) — bạn đã đề nghị chúng tôi giúp.

Chúng tôi không dựa vào sự đồng ý cho bất kỳ mục đích nào, nên bạn không có gì phải rút lại. Không có việc ra quyết định tự động và không có việc lập hồ sơ cá nhân gây ra hậu quả pháp lý cho bất kỳ ai.

09

Ai khác xử lý dữ liệu

Đây là toàn bộ danh sách. Không ai khác nhận dữ liệu của bạn, và không ai được thêm vào danh sách nếu trang này chưa thay đổi trước.

• Hetzner Online GmbH Nuremberg, Đức — Liên minh châu Âu Lưu trữ máy chủ. Ứng dụng, cơ sở dữ liệu và các tệp đính kèm đã lưu chạy trên máy chủ thuê của Hetzner. Đây là nơi dữ liệu của bạn nằm trên thực tế.
• Stripe Ireland và Hoa Kỳ Thanh toán. Trang thanh toán, cổng quản lý thanh toán, hóa đơn và chính gói đăng ký. Bạn cung cấp thông tin thanh toán trực tiếp cho Stripe; tất cả những gì chúng tôi gửi cho Stripe là gói bạn chọn, định danh portal của bạn và ngôn ngữ giao diện của bạn.
• Cloudflare Hoa Kỳ, với máy chủ trên khắp thế giới Lớp mạng đứng trước các tên miền của chúng tôi. Nó kết thúc kết nối mã hóa và lọc lưu lượng, nên nó thấy dữ liệu kết nối — địa chỉ IP, trình duyệt, địa chỉ được yêu cầu — cho mọi lượt truy cập vào trang này và vào ứng dụng.
• Zoho Trung tâm dữ liệu tại châu Âu Hòm thư của chính chúng tôi. Thư bạn gửi tới địa chỉ ở cuối trang này, và thư chúng tôi trả lời, đều do dịch vụ thư của Zoho xử lý. Hai thông báo nội bộ mà ứng dụng gửi cho chúng tôi cũng vậy — một yêu cầu hỗ trợ mới, và một kết nối hòm thư đã thất bại ba lần — chúng mang theo các số nội bộ và, với trường hợp thất bại, một lý do đã được che, chứ không mang theo gì nêu tên một con người.
• Bitrix24 Portal của chính bạn Không phải một bên thứ ba mà chúng tôi trao dữ liệu của bạn cho, mà là hệ thống của chính bạn. Với các token bạn đã cấp khi cài đặt, ứng dụng ghi thư vào dòng thời gian của một bản ghi, tải tệp đính kèm lên Drive của portal và gửi thông báo chat. Những gì nó ghi ở đó là thư từ của chính bạn, trong portal của chính bạn, theo thỏa thuận của chính bạn với Bitrix24.

Trong danh sách đó không có mạng quảng cáo, không có nhà cung cấp phân tích, không có nhà môi giới dữ liệu và không có nhà cung cấp AI, bởi vì trong sản phẩm không có những thứ ấy. Chúng tôi không huấn luyện mô hình trên thư từ của bạn và không chuyển nó cho bất kỳ ai làm việc đó.

10

Dữ liệu ra khỏi Liên minh châu Âu

Dữ liệu của bạn nằm ở Đức, bên trong Liên minh châu Âu, nên việc lưu trữ máy chủ hoàn toàn không kéo theo chuyển dữ liệu sang một nước thứ ba. Hai trong số các bên xử lý dữ liệu nêu trên thì khác, và nêu đích danh bên nào thì hữu ích hơn câu chữ quen thuộc về các biện pháp bảo vệ phù hợp.

Stripe và Cloudflare đều xử lý dữ liệu bên ngoài Khu vực Kinh tế châu Âu. Cả hai dựa trên các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn của Ủy ban châu Âu, vốn là một phần trong điều khoản xử lý dữ liệu của chính họ, và những gì họ thấy là rất hẹp: thông tin thanh toán bạn nhập tại Stripe, dữ liệu kết nối tại Cloudflare.

Không gì khác rời đi. Hòm thư của chính chúng tôi đặt tại trung tâm dữ liệu châu Âu của Zoho, nên các yêu cầu hỗ trợ chúng tôi đọc và các thông báo nội bộ ứng dụng gửi cho chúng tôi cũng ở lại trong Khu vực Kinh tế châu Âu. Cho tới ngày 7 tháng 8 năm 2026, những thông báo đó được gửi tới một dịch vụ chat bên ngoài khu vực này; nay thì không còn, và không còn điểm đến thứ ba nào để nêu tên. Nếu bạn vẫn không muốn dùng biểu mẫu trong ứng dụng, địa chỉ email ở cuối trang này dẫn tới đúng những con người ấy.

11

Chúng tôi lưu bao lâu

Mỗi thứ tồn tại trong một khoảng thời gian khác nhau, và tóm tắt trung thực là phần lớn trong số đó tồn tại cho tới khi bạn gỡ ứng dụng.

• Cuộc trao đổi, thư và tệp đính kèm: cho tới khi bạn gỡ ứng dụng, hoặc cho tới hết thời hạn lưu trữ nếu bạn đã bật một thời hạn.
• Sổ ghi những thư không thuộc cuộc trao đổi nào: ba mươi ngày, tự động.
• Yêu cầu hỗ trợ và nhật ký kiểm toán: hiện chưa có hạn tự động. Chúng bị xóa cùng mọi thứ khác khi bạn gỡ ứng dụng.
• Hồ sơ thanh toán do Stripe giữ: Stripe lưu theo quy định riêng của họ và pháp luật kế toán áp dụng cho họ, độc lập với chúng tôi.

Ở đây không có gì bị xóa vì hết hạn nếu bạn không yêu cầu: chúng tôi giữ nội dung thư cho tới khi bạn gỡ ứng dụng. Thời hạn lưu trữ là tùy chọn làm thay đổi điều đó — bạn chọn một khoảng thời gian, khoảng được gợi ý là chín mươi ngày, và hết khoảng đó thì bản sao nội dung thư ở phía chúng tôi bị xóa. Nó rút ngắn thời gian giữ nội dung; nó không bao giờ động tới lượng siêu dữ liệu ít ỏi mà một thư trả lời trong tương lai cần để tìm ra cuộc trao đổi của nó.

12

Xóa dữ liệu

Gỡ ứng dụng sẽ xóa mọi thứ thuộc về portal của bạn: cuộc trao đổi, thư, tệp đính kèm trên đĩa, nhà cung cấp, mẫu thư, chữ ký, quy tắc bản sao ẩn, thông tin đăng nhập hòm thư và token ủy quyền. Việc này diễn ra theo cơ chế xóa dây chuyền trong cơ sở dữ liệu, không ai phải nhớ làm, và không còn bản sao sót lại.

Hai thứ sống sót sau đó, và cả hai đều là của bạn. Mọi thứ ứng dụng đã ghi vào dòng thời gian Bitrix24 và Drive của portal vẫn ở lại trong Bitrix24 của bạn — chúng tôi không thò tay vào portal của bạn để xóa chúng. Và việc gỡ ứng dụng không hủy gói đăng ký Stripe: hãy hủy nó trong cổng quản lý thanh toán, nếu không nó sẽ tự gia hạn.

Thời hạn lưu trữ tùy chọn sẽ xóa nội dung thư và tệp đính kèm khỏi cơ sở dữ liệu của chúng tôi sau khoảng thời gian bạn đã chọn. Nó chỉ xóa nội dung ở những chỗ chúng tôi chứng minh được rằng đúng nội dung đó đã sang tới Bitrix24 của bạn — một tệp HTML duy nhất chứa phần nội dung của bức thư đó, đã tải lên Bitrix24 Drive của portal và được Bitrix24 xác nhận lại bằng một định danh tệp và một kích thước. Một bức thư thiếu bằng chứng đó thì không bao giờ bị xóa, dù cũ đến đâu, vì với bức thư đó bản sao của chúng tôi có thể là bản duy nhất còn lại.

13

Quyền của bạn

Ở những chỗ chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn, GDPR cho bạn những quyền sau, và việc thực hiện chúng không mất phí:

• Được biết chúng tôi giữ những gì về bạn và được nhận một bản sao.
• Được sửa những gì sai.
• Được xóa dữ liệu, ở những chỗ chúng tôi không có nghĩa vụ phải giữ.
• Được hạn chế việc xử lý trong khi một bất đồng đang được giải quyết.
• Được nhận lại những gì bạn đã cung cấp dưới một định dạng có thể chuyển giao, và được gửi nó sang nơi khác nếu điều đó khả thi về mặt kỹ thuật.
• Được phản đối việc xử lý mà chúng tôi dựa trên lợi ích hợp pháp của mình.

Ở những chỗ chúng tôi là bên xử lý dữ liệu chứ không phải bên kiểm soát dữ liệu — mọi thứ liên quan đến thư từ bên trong portal của một khách hàng — yêu cầu phải gửi tới khách hàng đó, bên kiểm soát dữ liệu của những thư từ ấy. Nếu yêu cầu đến chỗ chúng tôi trước, chúng tôi sẽ chuyển tiếp và hỗ trợ họ trả lời, chứ không tự trả lời thay: quyết định công bố gì từ hồ sơ của người khác không phải việc của chúng tôi.

Nếu bạn cho rằng chúng tôi đã xử lý dữ liệu của bạn không đúng, hãy nói với chúng tôi trước, vì chúng tôi muốn khắc phục. Bạn cũng có quyền khiếu nại tới cơ quan giám sát của Romania — Cơ quan Giám sát Quốc gia về Xử lý Dữ liệu Cá nhân, ANSPDCP, tại dataprotection.ro — hoặc tới cơ quan ở nước nơi bạn sinh sống hoặc làm việc.

14

Dữ liệu được bảo vệ thế nào

Mọi truy vấn trong ứng dụng đều bị giới hạn trong phạm vi một portal, nên dữ liệu của khách hàng này không thể chạm tới qua phiên đăng nhập của khách hàng khác. Lưu lượng giữa trình duyệt của bạn, portal Bitrix24 của bạn và máy chủ của chúng tôi được mã hóa trên đường truyền. Quyền truy cập vào hệ thống vận hành chỉ dành cho những người điều hành dịch vụ. Các trường liệt kê ở trên được mã hóa khi lưu trữ; những trường không được liệt kê thì không.

Chúng tôi không tuyên bố có chứng nhận nào, không có kiểm toán độc lập và không có tiêu chuẩn tuân thủ nào, vì chúng tôi không có. Nếu một sự cố rò rỉ ảnh hưởng tới dữ liệu của bạn, chúng tôi sẽ thông báo mà không chậm trễ quá mức — tới khách hàng, với tư cách bên xử lý dữ liệu của họ, và tới cơ quan giám sát ở nơi pháp luật yêu cầu.

15

Những gì chúng tôi không làm

Một số điều dưới đây là hiển nhiên. Chúng tôi vẫn nêu ra, vì đó đúng là những điều hay bị nói sai một cách lặng lẽ ở nơi khác.

• Chúng tôi không bán dữ liệu của bạn, không cho thuê nó, và không chia sẻ với bất kỳ ai ngoài các bên xử lý dữ liệu đã nêu tên ở trên.
• Chúng tôi không huấn luyện mô hình học máy trên thư từ của bạn, và không trao nó cho bất kỳ ai làm việc đó.
• Chúng tôi không chạy quảng cáo, không lập hồ sơ cá nhân và không theo dõi xuyên trang.
• Trang web này không đặt cookie nào và không có công cụ phân tích nào. Không điều gì bạn làm ở đây bị đo đếm.
• Ứng dụng đặt một cookie duy nhất, tên là ma_session: hoàn toàn cần thiết, tồn tại ngắn, để nó biết portal nào và người dùng nào đang xem nó bên trong khung Bitrix24. Không có cookie nào khác và không có trình theo dõi nào.

16

Thay đổi của chính sách này

Ngày ở đầu trang này thay đổi khi nội dung thay đổi, và chỉ khi đó. Nó là một hằng số nằm ngay cạnh văn bản trong mã nguồn, nên trang không thể tuyên bố một lần cập nhật chưa từng có.

Nếu một thay đổi ảnh hưởng đáng kể tới cách chúng tôi xử lý dữ liệu của bạn — một bên xử lý dữ liệu mới, một mục đích mới, một thời hạn lưu trữ dài hơn — chúng tôi sẽ nêu điều đó trên trang này, và nói rõ đã thay đổi những gì, trước khi nó có hiệu lực.