隱私權政策

01

我們是誰

此處所述資料的資料控制者為 TDACRM SOLUTIONS SRL，一家在羅馬尼亞註冊的公司。其登記地址與公司編號列於本頁下方，並附上可以聯絡到我們的地址。

所有與資料有關的事情只有一條聯絡途徑：同一個地址。寫信到那裡詢問我們持有什麼、要求更正，或要求刪除。我們以英文、法文或義大利文回覆，並在收到請求後一個月內回覆，若請求單純則更快。

02

資料控制者或資料處理者 — 我們是哪一個，何時是

本政策貫穿著兩種角色，而把它們混為一談，正是這類文件通常出錯的地方。對於經由應用程式往來的通訊 — 您員工撰寫的郵件、回來的回覆、附件 — 客戶是資料控制者，我們是資料處理者。我們持有這些內容，是因為客戶的入口網站要求應用程式寄出並收取它們，而我們依客戶的指示行事。

至於屬於我們自己營運的部分 — 帳號、訂閱、支援請求、稽核紀錄、服務安全 — 我們自己就是資料控制者。本政策中談到法律依據的部分，在這一塊是我們的依據，而不是客戶的。

本政策連同授權協議，載明了處理的標的與期間、性質與目的、資料類型與所涉及的人員類別，以及我們的義務 — 也就是《一般資料保護規則》(GDPR) 第 28 條要求資料控制者與資料處理者以書面約定的事項。若貴組織需要以自己的文件形式取得這些條款，請寫信給我們，我們會簽署一份資料處理協議。

03

應用程式從您的信箱取得什麼

應用程式為每個入口網站連接一個信箱：以 SMTP 寄信，以 IMAP 讀信。技術上它看得到那個信箱裡的所有東西。它沒有這麼做，而它的建構方式正是我們敢這樣說的原因 — 每一輪輪詢都只向您的伺服器索取郵件標頭：誰寫的、主旨是什麼、它回覆的是哪一封。

只有在那些標頭證明某封郵件屬於從一筆交易或潛在客戶發起的對話時，才會下載內文。對於這樣一段對話，我們儲存的是以下這些：

• 從應用程式寄出的郵件：收件者、主旨、內文和附件 — 也就是您同事寫的那封信。
• 比對到某段對話的回覆：寄件者、主旨、內文和附件 — 也就是您要的那個答覆。
• 路由標頭：Message-ID、In-Reply-To 和 References。少了它們，回覆就無法連回正確的紀錄。
• 信箱裡其他每一封郵件：該封郵件的技術識別碼、它在信箱中的編號，以及我們看到它經過的時間。沒有寄件者、沒有主旨、沒有內文、沒有副本。這些資料列在三十天後會自行失效刪除。

管理員手動附加落單回覆的那個畫面，會在頁面開啟的當下即時向您的伺服器索取那些標頭。若管理員把該封郵件附加上去，郵件才在那時候到達我們這裡。若沒有，我們從未持有過它。

04

我們絕不收集什麼

以下每一項，以應用程式所處的位置都很容易收集，而我們刻意不收集。

• 您信箱裡其餘的郵件 — 發票、內部郵件、私人往來。它們留在您的伺服器上。
• 您的 Bitrix24 聯絡人、您的行事曆，以及您入口網站上沒有人附加到郵件裡的檔案。
• 行為分析、跨站追蹤和側寫。應用程式寄出的郵件裡沒有追蹤像素、沒有開信追蹤，也沒有點擊追蹤。
• 特種資料。應用程式裡沒有任何地方要求提供。如果它們出現在某人寫的郵件內容裡，就會和那封郵件其餘部分一樣被儲存，也一樣被刪除。

05

您設定了什麼，以及我們記錄什麼

我們持有的其餘內容，是您輸入的設定，以及用它做了什麼的紀錄。

• 信箱連線：SMTP 和 IMAP 的主機與連接埠、使用者名稱與密碼，以及郵件的寄件地址。
• 您的供應商名單：名稱、公司、地址、電話和備註。由您輸入；我們絕不從任何其他地方補充它。
• 範本、簽名檔，以及常設的密件副本規則。
• 每位使用者選擇的介面語言。
• 稽核紀錄：哪位 Bitrix24 使用者、從哪個 IP 位址、在什麼時候做了什麼。它回答的是主管遲早會問的那個問題，也就是誰寫信給了那家供應商。
• Bitrix24 授權權杖，讓應用程式可以寫進某筆紀錄的 timeline，並把檔案上傳到您的入口網站。

06

支援請求與帳務

應用程式內的支援表單會把您的請求加密儲存在我們的資料庫裡，而且就留在那裡：沒有任何支援請求會離開我們的伺服器。為了讓有人注意到它，應用程式會寄一則簡短通知到我們自己的支援信箱 — 而那則通知只帶兩個號碼，請求本身的編號和您入口網站的內部編號。沒有姓名、沒有地址、沒有主旨、沒有訊息內容。在 2026 年 8 月 7 日之前，這則通知改寄到外部的聊天服務，而且帶著整份請求連同全部文字。現在它不再寄到任何外部聊天服務，也不再帶上請求的內文。

款項由 Stripe 收取。卡片資料從不到達我們的伺服器：結帳頁面和帳務入口都屬於 Stripe，您在那裡輸入帳單資料。關於這一切，我們持有的是：

• 支援請求本身：您的姓名、回覆地址、主旨和訊息內容。這四項都以靜態加密儲存，而且沒有任何一項會被送到我們伺服器以外的地方。
• 選填的診斷資訊，只有在您勾選了方框時才有：您的入口網站網域、應用程式版本、您的信箱主機與連接埠，以及您入口網站最近二十封寄出郵件的結果與日期。沒有主旨、沒有內文、沒有收件者地址，也沒有信箱的使用者名稱或密碼。
• Stripe 的客戶與訂閱識別碼、訂閱狀態，以及您付費期間的結束日期。關於付款沒有其他資料。
• 當某個入口網站的信箱連線連續三次失敗時，寄到我們同一個信箱的一則營運警示。它帶有該入口網站的內部編號和連線失敗的原因，而原因中任何主機名稱、信箱地址或 IP 位址都會在寄出前先遮蔽。沒有通訊內容，也沒有任何指出某個人或某個信箱的資料。

07

什麼是靜態加密的，什麼不是

資料庫裡並非所有內容都加密，而一份聲稱都加密的政策雖然比較好寫，卻不是事實。以下欄位以 AES-256-GCM 靜態加密：

• 郵件內文 — 純文字、HTML 和引用的部分。
• 郵件主旨，寄出時和回來時都是。
• 郵件內部的寄件者與收件者地址。
• 您 SMTP 和 IMAP 連線的使用者名稱與密碼。
• 支援請求的姓名、回覆地址、主旨和內文。

照原樣儲存、未加密的有：您自己供應商名單裡的名稱和公司、您範本與簽名檔的文字、對話的標籤、SMTP 和 IMAP 的主機與連接埠及設定的寄件地址，以及稽核紀錄 — 動作、使用者、IP 位址。欄位加密金鑰與查找金鑰是分別衍生的，用於搜尋的地址則以帶金鑰的雜湊建立索引，因此可以在不解密任何內容的情況下找到某段對話。

有一項已知的偏離，我們選擇揭露而不是輕描淡寫地帶過：當回覆來自不在您供應商名單中的地址時，該段對話的標籤會以明文保留該地址，儘管同一個地址在其他所有地方都是加密的。這是我們打算修正的不一致，而不是一項決定。

08

我們為何處理它，以及依據什麼法律依據

在 GDPR 之下，每一項目的都需要有自己的法律依據，而一份只列出目的卻沒有指明依據的政策，只寫了一半。我們的依據如下。

• 為客戶運作這個應用程式：寄送、收取回覆、儲存對話 履行我們與客戶之間的契約，第 6(1)(b) 條。至於您員工去信對象的個人資料，客戶是資料控制者並自行選擇依據 — 實務上是客戶業務上的正當利益，第 6(1)(f) 條。
• 訂閱、開立帳單，以及隨之而來的紀錄 履行契約，第 6(1)(b) 條，並結合我們在會計與稅務法規下的義務，第 6(1)(c) 條。
• 稽核紀錄、防止濫用、維持服務安全 我們在營運一項能交代自己做過什麼的服務上的正當利益，第 6(1)(f) 條。
• 支援請求 履行契約，第 6(1)(b) 條 — 是您向我們求助的。

我們沒有任何一項是以同意為依據，所以您沒有什麼可以撤回的。這裡沒有自動化決策，也沒有會對任何人產生法律效果的側寫。

09

還有誰處理它

這就是完整清單。沒有其他人會收到您的資料，也沒有人會在本頁先行更動之前加入這份清單。

• Hetzner Online GmbH 德國紐倫堡 — 歐盟 主機代管。應用程式、資料庫和已儲存的附件都跑在向 Hetzner 承租的伺服器上。這裡就是您資料實際所在的地方。
• Stripe 愛爾蘭與美國 付款。結帳、帳務入口、發票和訂閱本身。您直接把帳單資料交給 Stripe；我們送給 Stripe 的只有您選擇的方案、您入口網站的識別碼，以及您的介面語言。
• Cloudflare 美國，伺服器遍布全球 位於我們網域前方的網路。它終結加密連線並過濾流量，因此對本網站和應用程式的每一次請求，它都看得到連線資料 — IP 位址、瀏覽器、被請求的位址。
• Zoho 歐洲資料中心 我們自己的信箱。您寄到本頁下方那個地址的郵件，以及我們的回覆，都由 Zoho 的郵件服務處理。應用程式寄給我們的那兩則內部通知也是 — 新的支援請求，以及連續三次失敗的信箱連線 — 它們帶的是內部編號，失敗通知另外帶一個遮蔽過的原因，沒有任何指名到人的內容。
• Bitrix24 您自己的入口網站 這不是我們把您資料交出去的第三方，而是您自己的系統。憑著您在安裝時授予的權杖，應用程式會把郵件寫進某筆紀錄的 timeline、把附件上傳到您入口網站的 Drive，並寄出聊天通知。它寫進去的是您自己的通訊，在您自己的入口網站裡，適用您自己與 Bitrix24 的協議。

那份清單上沒有廣告聯播網、沒有分析服務商、沒有資料仲介，也沒有 AI 廠商，因為產品裡根本沒有這些東西。我們不用您的通訊訓練模型，也不會把它交給任何會這麼做的人。

10

資料離開歐盟

您的資料位於歐盟境內的德國，因此主機代管完全不涉及向第三國的傳輸。上述處理者中有兩家情況不同，而指名是哪兩家，比慣常那句關於適當保護措施的話有用得多。

Stripe 和 Cloudflare 都在歐洲經濟區以外處理資料。兩者都依據歐盟執委會的標準契約條款，該條款構成它們自身資料處理條款的一部分，而它們看得到的範圍很窄：您在 Stripe 輸入的帳單資料，以及在 Cloudflare 的連線資料。

其他都沒有離開。我們自己的信箱位於 Zoho 的歐洲資料中心，所以我們讀取的支援請求，以及應用程式寄給我們的內部通知，同樣留在歐洲經濟區內。在 2026 年 8 月 7 日之前，那些通知是寄到區外的一項聊天服務；現在不再如此，也沒有第三個目的地需要指名。如果您仍然寧可不使用應用程式裡的表單，本頁下方的電子郵件地址會找到同一批人。

11

我們保存多久

不同的東西存在的時間長短不同，而誠實的摘要是：大部分都會一直存在，直到您解除安裝為止。

• 對話、郵件和附件：直到您解除安裝應用程式，或直到您所開啟的保存期限結束為止。
• 不屬於任何對話的郵件登錄資料：三十天，自動刪除。
• 支援請求和稽核紀錄：目前沒有自動到期。它們會在您解除安裝時與其他所有東西一起刪除。
• Stripe 持有的帳務紀錄：由 Stripe 依其自身規則和適用於它的會計法規保存，與我們無關。

除非您自己要求，這裡不會有東西因為到期而被刪除：郵件內容會一直保存到您解除安裝應用程式為止。保存期限是改變這一點的選用設定 — 期間由您選定，建議的是九十天，期限一到，我們這邊的郵件內容副本就會被刪除。它縮短的是內容保存的時間；它絕不會動到未來的回覆要找到自己那段對話所需的那少量中繼資料。

12

刪除

解除安裝應用程式會刪除屬於您入口網站的一切：對話、郵件、磁碟上的附件檔案、供應商、範本、簽名檔、密件副本規則、信箱憑證和授權權杖。這是由資料庫的連鎖刪除完成的，不必靠任何人記得，而且沒有殘留副本。

有兩樣東西會留下來，而且都是您的。應用程式寫進您 Bitrix24 timeline 和入口網站 Drive 的一切都留在您的 Bitrix24 裡 — 我們不會伸手進您的入口網站把它移除。還有，解除安裝並不會取消您的 Stripe 訂閱：請到帳務入口取消，否則它會續訂。

選用的保存期限會在您所選的期間之後，從我們的資料庫刪除郵件內文和附件檔案。它只在我們能證明完全相同的內容已經到達您的 Bitrix24 時才刪除內容 — 那份證明是一個 HTML 檔案，裡面裝著那封郵件的內文，已上傳到您入口網站的 Bitrix24 Drive，並由 Bitrix24 以檔案識別碼和檔案大小回覆確認。缺少這項證明的郵件永遠不會被刪除，不論它有多舊，因為對那封郵件而言，我們這份副本可能是僅存的一份。

13

您的權利

在我們處理您個人資料的範圍內，GDPR 賦予您以下權利，而且行使這些權利不需要任何費用：

• 得知我們持有您哪些資料，並取得一份副本。
• 要求更正錯誤的內容。
• 在我們沒有保存義務的情況下，要求刪除。
• 在爭議解決期間，要求限制處理。
• 以可攜的形式取得您提供給我們的資料，並在技術可行時要求傳送到別處。
• 對我們基於正當利益所進行的處理提出反對。

在我們是資料處理者而非資料控制者的情況下 — 也就是與客戶入口網站內通訊有關的一切 — 請求應向該客戶提出，他們才是其資料控制者。若請求先到了我們這裡，我們會轉交並協助他們回覆，而不是自己回答：決定要從別人的紀錄裡釋出什麼，不是我們該做的事。

如果您認為我們處理您的資料有不當之處，請先告訴我們，因為我們寧可把它修好。您也有權向羅馬尼亞的監管機關申訴 — 國家個人資料處理監督管理局（ANSPDCP），網址 dataprotection.ro — 或向您居住或工作所在國家的機關申訴。

14

它如何受到保護

應用程式中的每一項查詢都限定在單一入口網站的範圍內，因此無法透過某位客戶的工作階段取得另一位客戶的資料。您的瀏覽器、您的 Bitrix24 入口網站與我們伺服器之間的流量在傳輸過程中都經過加密。生產環境系統的存取權限僅限於營運這項服務的人員。上面列出的欄位是靜態加密的；沒有列出的則沒有加密。

我們不主張任何認證、任何外部稽核或任何合規標準，因為我們一項都沒有。若發生資料外洩影響到您的資料，我們會毫不遲延地說明 — 以資料處理者的身分通知客戶，並在法律要求時通知監管機關。

15

我們不做的事

其中有些是理所當然的。我們還是把它們寫出來，因為它們正是在別處常常被悄悄違背的那些事。

• 我們不販售您的資料、不出租它，也不會分享給上面指名的處理者以外的任何人。
• 我們不用您的通訊訓練機器學習模型，也不會把它交給任何會這麼做的人。
• 我們不做廣告、不做側寫，也不做跨站追蹤。
• 本網站不設置任何 Cookie，也不含任何分析工具。您在這裡做的任何事都不會被測量。
• 應用程式會設置一個 Cookie，名為 ma_session：屬於嚴格必要、存續時間短，讓它知道在 Bitrix24 框架裡是哪個入口網站、哪位使用者正在瀏覽。除此之外沒有其他 Cookie，也沒有追蹤器。

16

本政策的變更

本頁頂端的日期只在文字變動時才改變，也只有那時。它是原始碼中緊鄰文字保存的一個常數，所以本頁不可能宣稱一次它其實沒有做過的更新。

若某項變更實質影響我們處理您資料的方式 — 新增處理者、新增目的、延長保存期間 — 我們會在生效前於本頁說明，並說明改了什麼。