Có thể gửi email cho người không phải liên hệ trên Deal Bitrix24 không?

Chỉ với riêng Bitrix24 thì không. Bộ chọn người nhận trên một Deal hoặc một Lead chỉ đưa ra những liên hệ và công ty đã gắn với hồ sơ đó; không có ô nào để nhập một địa chỉ chưa có trong CRM. Vì thế phần trao đổi với nhà cung cấp thường kết thúc trong Outlook hay Gmail, còn Deal thì mãi chỉ kể được một nửa câu chuyện.

MailAnyone là ứng dụng cho Bitrix24 gỡ bỏ đúng ràng buộc đó. Nó thêm một tab trên Deal và trên Lead, nơi người nhận đơn giản là một địa chỉ bạn tự gõ — một địa chỉ chưa từng dùng cũng không sao — và thư đi qua hòm thư công ty của chính bạn. Địa chỉ đó không cần tồn tại sẵn ở đâu trong CRM trước khi bạn dùng, và sau khi gửi cũng không bị đưa vào đó.

Mở Deal, vào tab MailAnyone, gõ địa chỉ nhà cung cấp vào ô Đến, viết thư và gửi. Bạn có thể chọn một nhà cung cấp đã lưu từ gợi ý tự động hoặc gõ một địa chỉ ứng dụng chưa từng thấy; cả hai đều như nhau. Bạn có thể thêm người nhận Cc, đính kèm tệp từ máy tính, và đính kèm cả những tệp đã lưu sẵn trên Deal.

Nếu bạn thường gửi cùng một loại yêu cầu — một yêu cầu báo giá, một buổi khảo sát công trình — thì mẫu thư sẽ tự điền tên khách hàng, hạng mục, mã bưu chính, mức độ gấp và một liên kết quay lại Deal, lấy thẳng từ hồ sơ. Trường nào trả về rỗng sẽ được đánh dấu trong bản nháp, nên bạn biết trước khi gửi chứ không phải khi nhận một thư hỏi lại rằng bạn định nói gì.

Không. Người nhận chỉ là một địa chỉ email thông thường và nhận một email thông thường. Họ không cần tài khoản Bitrix24, không cần giấy phép, không cần đăng nhập, và cũng không cần biết là có Bitrix24 dính dáng ở đây. Họ đọc và trả lời bằng đúng phần mềm thư họ vẫn dùng.

Họ không phải cài gì và không phải tham gia portal nào. Về phía họ, đó là một thư bình thường từ hòm thư công ty bạn, mang tên đồng nghiệp của bạn.

Không. MailAnyone không bao giờ tạo Lead, liên hệ hay công ty. Ứng dụng hoàn toàn không gọi các phương thức tạo bản ghi của Bitrix24, nên gửi thư tới một địa chỉ chưa từng dùng cũng không thêm bất cứ thứ gì vào CRM.

Đó mới đúng là điểm mấu chốt. Danh sách khách hàng của bạn vẫn là danh sách khách hàng, số Lead vẫn là số Lead, và những báo cáo phân tách theo nguồn vẫn giữ nguyên ý nghĩa vốn có. Nếu muốn giữ một địa chỉ cho lần sau thì có ô “lưu thành nhà cung cấp” rõ ràng — và danh sách nhà cung cấp đó nằm trong ứng dụng, không nằm trong CRM.

Quay về Deal. MailAnyone kiểm tra hòm thư đã kết nối khoảng mỗi phút một lần, và khi có thư trả lời, nó xác định thư thuộc cuộc trao đổi nào rồi ghi vào dòng thời gian của hồ sơ đó, kèm tệp đính kèm. Việc khớp dựa trên header của thư bạn đã gửi — In-Reply-To và References — nên chính xác tuyệt đối. Một mã trong dòng chủ đề như [DEAL-4821] và chính địa chỉ người gửi được dùng làm phương án dự phòng, và một kết quả khớp dự phòng thì được đánh dấu để người thật xác nhận chứ không được tin tưởng một cách lặng lẽ.

Khi khớp chính xác, người phụ trách Deal nhận một thông báo chat Bitrix24 kèm liên kết thẳng tới hồ sơ. Thư tự động báo vắng mặt và thông báo gửi thất bại cũng được gắn vào cuộc trao đổi, nhưng chúng không bao giờ tạo thông báo. Nếu một thư trả lời hoàn toàn không khớp được, quản trị viên có thể xem nó trong màn hình rà soát và gắn thủ công.

Hòm thư của chính bạn. Quản trị viên kết nối hòm thư công ty một lần, với thông tin SMTP và IMAP, và mọi thư đều đi qua máy chủ đó, từ địa chỉ đó. Không có máy chủ trung chuyển nào của chúng tôi trên đường đi, không có tên miền gửi nào của chúng tôi trong dòng From, và không có chân thư nào được thêm vào thư của bạn. Nhà cung cấp thấy công ty bạn, và khả năng thư vào được hộp thư đến là của chính tên miền bạn chứ không phải của một nhà cung cấp dùng chung.

Mỗi portal một hòm thư, không phải mỗi người một hòm thư: cả công ty gửi qua cùng một địa chỉ, dưới tên hiển thị và chữ ký của riêng từng người. Bạn sẽ cần SMTP và IMAP với tên đăng nhập và mật khẩu — một mật khẩu ứng dụng nếu dùng Google Workspace hoặc Microsoft 365 — vì hiện chưa hỗ trợ kết nối hòm thư bằng OAuth. Có nút kiểm tra cả hai kết nối ngay trong lúc bạn thiết lập.

$15 mỗi tháng, hoặc $150 mỗi năm, tính theo portal Bitrix24 chứ không theo người dùng. Cả công ty dùng được với đúng một mức giá đó, và gói năm là trả tiền mười tháng để dùng mười hai tháng.

Có 7 ngày dùng thử miễn phí và không hỏi thẻ: cài đặt, kết nối một hòm thư và bắt đầu viết. Nếu hết thời gian dùng thử mà bạn không đăng ký, việc gửi thư dừng lại — lịch sử, mẫu thư và danh sách nhà cung cấp vẫn nằm nguyên chỗ cũ và vẫn đọc được.

Deal và Lead. MailAnyone đăng ký tab của nó trên trang chi tiết Deal và trang chi tiết Lead, và mỗi cuộc trao đổi thuộc về bản ghi mà nó được bắt đầu từ đó. Liên hệ, công ty, báo giá, hóa đơn và quy trình thông minh hiện chưa được hỗ trợ — nếu bạn cần viết thư cho ai đó từ một trong những đối tượng ấy, ứng dụng này chưa làm được.

Cc: có, trên mọi thư. Tệp đính kèm: từ máy tính của bạn, và từ những tệp đã lưu sẵn trên Deal, tối đa 20 MB trong một thư. Đây không phải trình duyệt Bitrix24 Drive tổng quát — nó chỉ đưa ra những tệp nằm trên chính bản ghi bạn đang viết thư từ đó.

Bcc hoạt động khác đi, và đó là chủ ý. Không ai đặt bản sao ẩn cho từng thư. Giám đốc có thể đặt một bản sao ẩn thường trực — cho tất cả, cho một hạng mục Deal, hoặc cho một nhân viên — và người gửi không bao giờ nhìn thấy nó, cả trong biểu mẫu soạn thư lẫn về sau trong dòng thời gian. Đó là giám sát mà không cần phô trương, và không cần một ô tích cho từng thư mà ai đó sẽ quên.

Không, và chính cách nó kết nối là thứ cho phép nói như vậy. Nó chỉ hỏi máy chủ IMAP của bạn phần header của thư, và chỉ tải nội dung một thư về khi chính các header đó chứng minh thư ấy là thư trả lời cho một thư đã gửi đi từ một Deal. Thư không bị đánh dấu là đã đọc khi nó lướt qua.

Với mọi thứ còn lại — hóa đơn, thư nội bộ, thư từ riêng tư — nó giữ định danh kỹ thuật của thư và vị trí của thư trong hòm thư, để quản trị viên có thể gắn thủ công nếu việc khớp bị sót. Không người gửi, không chủ đề, không nội dung, không bản sao. Những gì nó có lưu thì được mã hóa khi lưu trữ, và gỡ ứng dụng sẽ xóa mọi thứ thuộc về portal của bạn.

Một portal Bitrix24 mà bạn được phép cài ứng dụng, và một hòm thư có SMTP và IMAP đăng nhập được bằng tên đăng nhập và mật khẩu. Danh sách chỉ có vậy. Hòm thư công ty bạn đang dùng chính là hòm thư đúng; không ai yêu cầu bạn tạo một địa chỉ mới hay chuyển thư đi đâu cả.

Giao diện của ứng dụng có tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Ý. Trang web này có nhiều ngôn ngữ hơn ứng dụng — bộ chọn ở đầu trang cho biết đó là những ngôn ngữ nào.

Nó không phải công cụ gửi thư hàng loạt: mỗi lần một thư, viết từ một Deal hoặc một Lead. Không có theo dõi mở thư, không có pixel theo dõi và không có theo dõi nhấp chuột, nên một thư gửi qua nó không cho bạn biết gì về việc thư đã được đọc hay chưa. Không có hẹn giờ gửi và không có thư nháp, và phần nội dung thư cố tình để đơn giản — in đậm, in nghiêng, gạch chân, liên kết và danh sách, nhưng không có hình ảnh, bảng biểu hay màu sắc.

Nó đọc INBOX của hòm thư đã kết nối, nên một quy tắc phía máy chủ chuyển thư của nhà cung cấp vào thư mục con trước khi ứng dụng nhìn thấy sẽ làm hỏng việc khớp thư trả lời. Và vì nó gửi qua SMTP mà không ghi một bản sao ngược lại qua IMAP, thư đã gửi xuất hiện trên Deal chứ không nằm trong thư mục Sent của hòm thư, trừ khi nhà cung cấp dịch vụ thư của bạn tự đặt nó vào đó.