Bisakah mengirim email ke orang yang bukan kontak pada Deal Bitrix24?

Tidak, kalau hanya dengan Bitrix24. Pemilih penerima pada Deal atau Lead menawarkan kontak dan perusahaan yang sudah tertaut ke objek itu; tidak ada kolom untuk alamat yang belum ada di CRM. Itulah sebabnya bagian pekerjaan yang menyangkut pemasok biasanya berakhir di Outlook atau Gmail, dan Deal-nya hanya menyimpan separuh cerita.

MailAnyone adalah aplikasi Bitrix24 yang menghilangkan tepat batasan itu. Aplikasi ini menambahkan tab pada Deal dan pada Lead, tempat penerima cukup berupa alamat yang Anda ketik — alamat yang belum pernah Anda pakai pun tidak masalah — dan pesannya keluar lewat kotak surat perusahaan Anda sendiri. Alamat itu tidak harus sudah ada di CRM Anda sebelum dipakai, dan tidak dimasukkan ke sana sesudahnya.

Buka Deal-nya, masuk ke tab MailAnyone, ketik alamat pemasok di kolom Kepada, tulis pesannya, lalu kirim. Anda bisa memilih pemasok yang tersimpan dari isian otomatis atau mengetik alamat yang belum pernah dikenal aplikasi; keduanya berjalan sama. Anda bisa menambahkan penerima Cc, melampirkan file dari komputer Anda, dan melampirkan file yang sudah tersimpan pada Deal.

Kalau Anda sering mengirim permintaan yang sama — permintaan penawaran, kunjungan lokasi — sebuah template mengisi nama klien, kategori, kode pos, tingkat urgensi, dan tautan kembali ke Deal langsung dari Deal itu sendiri. Kolom mana pun yang kembali kosong ditandai di draf, jadi Anda mengetahuinya sebelum mengirim, bukan lewat balasan yang menanyakan apa maksud Anda.

Tidak. Penerima adalah alamat email biasa dan menerima email biasa. Ia tidak perlu akun Bitrix24, tidak perlu lisensi, tidak perlu login, dan tidak perlu tahu bahwa Bitrix24 terlibat sama sekali. Ia membacanya dan membalasnya lewat aplikasi email apa pun yang sudah dipakainya.

Tidak ada yang perlu ia pasang dan tidak ada portal yang perlu ia ikuti. Dari sisinya, ini pesan biasa dari kotak surat perusahaan Anda, dengan nama rekan kerja Anda di atasnya.

Tidak. MailAnyone tidak pernah membuat Lead, kontak, atau perusahaan. Aplikasi ini sama sekali tidak memanggil metode pembuatan objek milik Bitrix24, jadi mengirim email ke alamat yang belum pernah Anda pakai tidak menambahkan apa pun ke CRM Anda.

Justru itu intinya. Daftar pelanggan Anda tetap berisi pelanggan, jumlah Lead Anda tetap jumlah Lead, dan laporan yang memilah berdasarkan sumber tetap berarti seperti sebelumnya. Kalau Anda ingin menyimpan sebuah alamat untuk lain kali, ada kotak centang "simpan sebagai pemasok" tersendiri — dan daftar pemasok itu berada di dalam aplikasi, bukan di CRM Anda.

Kembali ke Deal. MailAnyone memeriksa kotak surat yang terhubung kira-kira sekali per menit, dan ketika sebuah balasan masuk, aplikasi menentukan percakapan mana pemiliknya lalu menuliskannya ke timeline objek tersebut, berikut lampirannya. Pencocokan dilakukan dari header email pesan yang Anda kirim — In-Reply-To dan References — dan itu tepat. Kode pada baris subjek seperti [DEAL-4821] dan alamat pengirim dipakai sebagai cadangan, dan kecocokan cadangan ditandai agar dikonfirmasi manusia, bukan dipercaya diam-diam.

Ketika kecocokannya tepat, pengguna yang bertanggung jawab atas Deal tersebut menerima notifikasi chat Bitrix24 dengan tautan langsung ke objek itu. Balasan otomatis di luar kantor dan laporan kegagalan pengiriman juga dilampirkan ke percakapan, tetapi keduanya tidak pernah memunculkan notifikasi. Kalau sebuah balasan sama sekali tidak bisa dicocokkan, administrator dapat melihatnya di layar peninjauan dan melampirkannya secara manual.

Kotak surat Anda sendiri. Administrator menghubungkan kotak surat perusahaan satu kali, dengan detail SMTP dan IMAP-nya, dan setiap pesan keluar lewat server itu, dari alamat itu. Tidak ada relay milik kami di jalurnya, tidak ada domain pengirim milik kami di baris From, dan tidak ada footer yang ditambahkan ke pesan Anda. Pemasok melihat perusahaan Anda, dan keterkiriman email bergantung pada domain Anda sendiri, bukan pada domain bersama milik sebuah vendor.

Satu kotak surat per portal, bukan satu per pengguna: semua orang di perusahaan mengirim lewat alamat yang sama, dengan nama tampilan masing-masing dan tanda tangan masing-masing. Anda perlu SMTP dan IMAP dengan nama pengguna dan kata sandi — app password untuk Google Workspace atau Microsoft 365 — karena menghubungkan kotak surat lewat OAuth belum didukung saat ini. Ada tombol uji yang memeriksa kedua koneksi saat Anda menyiapkannya.

$15 per bulan, atau $150 per tahun, per portal Bitrix24, bukan per pengguna. Semua orang di perusahaan bisa memakainya dengan satu harga itu, dan paket tahunan berarti membayar sepuluh bulan untuk pemakaian dua belas bulan.

Ada uji coba gratis 7 hari dan tidak diminta kartu: pasang, hubungkan kotak surat, lalu mulai menulis. Kalau Anda tidak berlangganan saat uji coba berakhir, pengiriman berhenti — riwayat, template, dan daftar pemasok Anda tetap di tempatnya dan tetap bisa dibaca.

Deal dan Lead. MailAnyone mendaftarkan tab-nya pada halaman detail Deal dan halaman detail Lead, dan setiap percakapan menjadi milik objek tempat percakapan itu dimulai. Kontak, perusahaan, penawaran, faktur, dan smart process belum didukung saat ini — kalau Anda perlu menulis kepada seseorang dari salah satu objek itu, aplikasi ini belum bisa melakukannya.

Cc: bisa, pada pesan mana pun. Lampiran: dari komputer Anda, dan dari file yang sudah tersimpan pada Deal, hingga 20 MB dalam satu pesan. Ini bukan penjelajah Bitrix24 Drive secara umum — yang ditawarkan hanya file yang ada pada objek tempat Anda menulis.

Bcc bekerja secara berbeda, dan itu disengaja. Tidak ada yang menetapkan salinan tersembunyi per pesan. Seorang direktur bisa menetapkan salinan tersembunyi tetap — untuk semuanya, untuk satu kategori Deal, atau untuk satu karyawan — dan orang yang mengirim tidak pernah melihatnya, baik di formulir penulisan maupun sesudahnya di timeline. Ini pengawasan tanpa pertunjukan, dan tanpa kotak centang per pesan yang bisa lupa dicentang seseorang.

Tidak, dan cara aplikasi ini terhubunglah yang membuatnya bisa mengatakan begitu. Aplikasi meminta server IMAP Anda hanya untuk header pesan, dan mengunduh isi pesan hanya ketika header tersebut membuktikan bahwa pesan itu adalah balasan atas sesuatu yang dikirim dari sebuah Deal. Pesan tidak ditandai sudah dibaca saat dilewati.

Untuk semua yang lain — faktur, email internal, korespondensi pribadi — aplikasi menyimpan identifier teknis pesan dan posisinya di kotak surat, supaya administrator bisa melampirkannya secara manual kalau pencocokan meleset. Tanpa pengirim, tanpa subjek, tanpa isi, tanpa salinan. Apa yang memang disimpan dienkripsi saat tersimpan, dan menghapus instalasi aplikasi akan menghapus semua yang menjadi milik portal Anda.

Portal Bitrix24 tempat Anda berhak memasang aplikasi, dan kotak surat dengan SMTP dan IMAP yang bisa Anda masuki dengan nama pengguna dan kata sandi. Itu saja daftarnya. Kotak surat yang sudah dipakai perusahaan Anda adalah yang tepat; Anda tidak diminta membuat alamat baru atau memindahkan email Anda ke mana pun.

Antarmuka aplikasinya sendiri tersedia dalam bahasa Inggris, Prancis, dan Italia. Situs web ini tersedia dalam lebih banyak bahasa daripada aplikasinya — pemilih bahasa di bagian atas halaman menunjukkan yang mana saja.

Ini bukan alat pengiriman email massal: satu pesan pada satu waktu, ditulis dari sebuah Deal atau Lead. Tidak ada pelacakan buka email, tidak ada pixel pelacak, dan tidak ada pelacakan klik, jadi pesan yang dikirim lewatnya tidak memberi tahu Anda apa pun tentang apakah pesan itu dibaca. Tidak ada pengiriman terjadwal dan tidak ada draf, dan isi pesannya sengaja dibuat sederhana — tebal, miring, garis bawah, tautan, dan daftar, tetapi tanpa gambar, tabel, atau warna.

Aplikasi ini memeriksa INBOX kotak surat yang terhubung, jadi aturan di sisi server yang memindahkan email pemasok ke subfolder sebelum aplikasi melihatnya akan merusak pencocokan balasan. Dan karena aplikasi mengirim lewat SMTP tanpa menuliskan salinan kembali lewat IMAP, pesan terkirim muncul pada Deal, bukan di folder Terkirim kotak surat Anda, kecuali penyedia layanan Anda sendiri yang menaruhnya di sana.