Kann man jemandem eine E-Mail schreiben, der kein Kontakt am Bitrix24-Auftrag ist?

Mit Bitrix24 allein nicht. Die Empfängerauswahl an einem Auftrag oder einem Lead bietet die Kontakte und Unternehmen an, die bereits mit diesem Datensatz verknüpft sind; ein Feld für eine Adresse, die nicht im CRM steht, gibt es nicht. Deshalb landet die Lieferantenhälfte eines Vorgangs meist in Outlook oder Gmail, und der Auftrag erzählt immer nur die halbe Geschichte.

MailAnyone ist eine App für Bitrix24, die genau diese Einschränkung aufhebt. Sie ergänzt am Auftrag und am Lead einen Tab, in dem der Empfänger einfach eine Adresse ist, die Sie eintippen — eine, die Sie noch nie verwendet haben, ist ebenso in Ordnung —, und die Nachricht geht über das Postfach Ihres eigenen Unternehmens hinaus. Die Adresse muss vorher nirgends in Ihrem CRM stehen, und sie wird auch hinterher nicht dort angelegt.

Öffnen Sie den Auftrag, gehen Sie auf den Tab MailAnyone, tippen Sie die Adresse des Lieferanten in das Feld An, schreiben Sie die Nachricht und senden Sie sie. Sie können einen gespeicherten Lieferanten aus der Autovervollständigung wählen oder eine Adresse eintippen, die die App noch nie gesehen hat; beides verhält sich gleich. Sie können Cc-Empfänger hinzufügen, Dateien von Ihrem Rechner anhängen und Dateien anhängen, die bereits am Auftrag liegen.

Wenn Sie dieselbe Anfrage häufig senden — eine Angebotsanfrage, einen Ortstermin —, füllt eine Vorlage den Namen des Kunden, die Kategorie, die Postleitzahl, die Dringlichkeit und einen Link zurück zum Auftrag direkt aus dem Datensatz aus. Jedes Feld, das leer geblieben ist, wird im Entwurf markiert, sodass Sie es vor dem Senden bemerken und nicht erst in einer Rückfrage, was Sie gemeint haben.

Nein. Der Empfänger ist eine gewöhnliche E-Mail-Adresse und bekommt eine gewöhnliche E-Mail. Er braucht kein Bitrix24-Konto, keine Lizenz, keinen Login und muss gar nicht wissen, dass Bitrix24 im Spiel ist. Er liest sie und antwortet in dem Mailprogramm, das er ohnehin benutzt.

Es gibt nichts, was er installieren müsste, und kein Portal, dem er beitreten müsste. Aus seiner Sicht ist es eine normale Nachricht aus dem Postfach Ihres Unternehmens, mit dem Namen Ihres Kollegen darauf.

Nein. MailAnyone legt niemals einen Lead, einen Kontakt oder ein Unternehmen an. Die App ruft die Methoden von Bitrix24 zum Anlegen von Datensätzen überhaupt nicht auf; eine E-Mail an eine Adresse, die Sie noch nie verwendet haben, fügt Ihrem CRM also nichts hinzu.

Das ist gerade der Sinn der Sache. Ihre Kundenliste bleibt eine Liste von Kunden, Ihre Lead-Zahl bleibt eine Lead-Zahl, und Auswertungen, die nach Quelle segmentieren, bedeuten weiter das, was sie bedeutet haben. Wenn Sie eine Adresse für das nächste Mal behalten wollen, gibt es dafür ein ausdrückliches Kästchen „als Lieferant speichern“ — und diese Lieferantenliste liegt in der App, nicht in Ihrem CRM.

Zurück in den Auftrag. MailAnyone prüft das verbundene Postfach etwa einmal pro Minute, und wenn eine Antwort eintrifft, ermittelt es, zu welcher Konversation sie gehört, und schreibt sie mit ihren Anhängen in die Timeline dieses Datensatzes. Die Zuordnung erfolgt über die Kopfzeilen der von Ihnen gesendeten Nachricht — In-Reply-To und References —, und die ist eindeutig. Ein Code in der Betreffzeile wie [DEAL-4821] und die Absenderadresse dienen als Rückfallebene, und eine so zustande gekommene Zuordnung wird zur Bestätigung durch einen Menschen markiert statt stillschweigend übernommen.

Ist die Zuordnung eindeutig, erhält der für den Auftrag verantwortliche Nutzer eine Bitrix24-Chatbenachrichtigung mit einem Link direkt zum Datensatz. Abwesenheitsnotizen und Unzustellbarkeitsmeldungen werden ebenfalls an die Konversation gehängt, lösen aber nie eine Benachrichtigung aus. Lässt sich eine Antwort gar nicht zuordnen, kann ein Administrator sie in einer Prüfansicht sehen und von Hand zuordnen.

Aus Ihrem eigenen. Ein Administrator verbindet das Postfach des Unternehmens einmal mit dessen SMTP- und IMAP-Daten, und jede Nachricht geht über diesen Server hinaus, von dieser Adresse. Es gibt kein Relay von uns im Weg, keine Versanddomain von uns in der Absenderzeile und keine Fußzeile, die Ihrer Nachricht angehängt wird. Der Lieferant sieht Ihr Unternehmen, und die Zustellbarkeit ist die Ihrer eigenen Domain und nicht die eines gemeinsam genutzten Anbieters.

Es ist ein Postfach pro Portal, nicht eines pro Nutzer: Alle im Unternehmen senden über dieselbe Adresse, unter ihrem eigenen Anzeigenamen und mit ihrer eigenen Signatur. Sie brauchen SMTP und IMAP mit Benutzername und Passwort — bei Google Workspace oder Microsoft 365 ein App-Passwort —, denn das Verbinden eines Postfachs über OAuth wird derzeit nicht unterstützt. Ein Testknopf prüft beide Verbindungen schon beim Einrichten.

$15 im Monat oder $150 im Jahr, pro Bitrix24-Portal statt pro Nutzer. Alle im Unternehmen können es zu diesem einen Preis nutzen, und beim Jahrestarif zahlen Sie zehn Monate und nutzen zwölf.

Es gibt eine kostenlose Testphase von 7 Tagen, und eine Karte wird dafür nicht verlangt: installieren, ein Postfach verbinden und losschreiben. Schließen Sie am Ende der Testphase kein Abonnement ab, wird der Versand eingestellt — Verlauf, Vorlagen und Lieferantenliste bleiben, wo sie sind, und bleiben lesbar.

Mit Aufträgen und Leads. MailAnyone meldet seinen Tab auf der Detailseite des Auftrags und auf der Detailseite des Leads an, und jede Konversation gehört zu dem Datensatz, aus dem sie begonnen wurde. Kontakte, Unternehmen, Angebote, Rechnungen und Smart-Prozesse werden derzeit nicht unterstützt — wenn Sie aus einem davon heraus jemandem schreiben müssen, kann diese App das noch nicht.

Cc: ja, in jeder Nachricht. Anhänge: von Ihrem Rechner und aus den Dateien, die bereits am Auftrag liegen, bis zu 20 MB in einer Nachricht. Es ist kein allgemeiner Dateibrowser für Bitrix24 Drive — angeboten werden die Dateien, die an dem Datensatz liegen, aus dem Sie schreiben.

Bcc funktioniert bewusst anders. Niemand setzt eine Blindkopie pro Nachricht. Eine Führungskraft kann eine dauerhafte verdeckte Kopie einrichten — für alles, für eine Auftragskategorie oder für einen Mitarbeiter —, und wer sendet, sieht sie nie, weder im Schreibformular noch danach in der Timeline. Das ist Kontrolle ohne Inszenierung und ohne ein Kästchen pro Nachricht, das jemand zu setzen vergessen würde.

Nein, und die Art, wie sie sich verbindet, ist es, was ihr erlaubt, das zu sagen. Sie fragt bei Ihrem IMAP-Server ausschließlich die Kopfzeilen der Nachrichten ab und lädt einen Nachrichtentext erst dann herunter, wenn diese Kopfzeilen belegen, dass die Nachricht eine Antwort auf etwas ist, das aus einem Auftrag heraus gesendet wurde. Nachrichten werden dabei nicht als gelesen markiert.

Für alles andere — Rechnungen, interne Post, private Korrespondenz — behält sie die technische Kennung der Nachricht und deren Position im Postfach, damit ein Administrator sie von Hand zuordnen kann, falls die Zuordnung sie verfehlt hat. Kein Absender, kein Betreff, kein Text, keine Kopie. Was sie speichert, ist im Ruhezustand verschlüsselt, und beim Deinstallieren der App wird alles gelöscht, was zu Ihrem Portal gehört.

Ein Bitrix24-Portal, auf dem Sie eine App installieren dürfen, und ein Postfach mit SMTP und IMAP, bei dem Sie sich mit Benutzername und Passwort anmelden können. Das ist die ganze Liste. Das Postfach, das Ihr Unternehmen ohnehin nutzt, ist das richtige; Sie sollen weder eine neue Adresse anlegen noch Ihre Post irgendwohin umziehen.

Die Oberfläche der App selbst gibt es auf Englisch, Französisch und Italienisch. Diese Website gibt es in mehr Sprachen als die App — die Sprachauswahl oben auf der Seite zeigt, in welchen.

Es ist kein Werkzeug für Massenversand: eine Nachricht auf einmal, geschrieben aus einem Auftrag oder einem Lead. Es gibt kein Öffnungs-Tracking, keinen Trackingpixel und kein Klick-Tracking; eine damit gesendete Nachricht sagt Ihnen also nichts darüber, ob sie gelesen wurde. Es gibt keinen zeitversetzten Versand und keine Entwürfe, und der Nachrichtentext ist bewusst schlicht — fett, kursiv, unterstrichen, Links und Listen, aber keine Bilder, Tabellen oder Farben.

Es fragt den INBOX-Ordner des verbundenen Postfachs ab; eine serverseitige Regel, die Lieferantenpost in einen Unterordner einsortiert, bevor die App sie sieht, bricht daher die Zuordnung von Antworten. Und weil über SMTP gesendet und keine Kopie über IMAP zurückgeschrieben wird, erscheint eine gesendete Nachricht am Auftrag und nicht im Ordner „Gesendet“ des Postfachs, sofern Ihr Anbieter sie nicht selbst dorthin legt.