Si può scrivere a qualcuno che non è un contatto della trattativa in Bitrix24?

Non con Bitrix24 da solo. Il selettore del destinatario su una trattativa o su un lead propone i contatti e le aziende già collegati a quella scheda; non c'è un campo per un indirizzo che non sia nel CRM. È per questo che la metà «fornitori» di una commessa finisce di solito in Outlook o in Gmail, e la trattativa racconta sempre e soltanto metà della storia.

MailAnyone è un'app per Bitrix24 che toglie esattamente quel vincolo. Aggiunge una scheda sulla trattativa e sul lead in cui il destinatario è semplicemente un indirizzo che scrivi tu — va bene anche un indirizzo mai usato prima — e il messaggio parte dalla casella e-mail della tua azienda. L'indirizzo non deve esistere da nessuna parte nel CRM prima di essere usato, e non ci viene messo dopo.

Apri la trattativa, vai nella scheda MailAnyone, scrivi l'indirizzo del fornitore nel campo A, componi il messaggio e invialo. Puoi scegliere un fornitore salvato dal completamento automatico oppure scrivere un indirizzo che l'app non ha mai visto; si comportano allo stesso modo. Puoi aggiungere destinatari in Cc, allegare file dal tuo computer e allegare file già presenti sulla trattativa.

Se mandi spesso la stessa richiesta — una richiesta di preventivo, un sopralluogo — un modello compila il nome del cliente, la categoria, il CAP, l'urgenza e un link alla trattativa prendendoli direttamente dalla scheda. Ogni campo rimasto vuoto viene segnalato nella bozza, così te ne accorgi prima di inviare e non in una risposta che ti chiede cosa intendevi.

No. Il destinatario è un normale indirizzo e-mail e riceve una normale e-mail. Non gli serve nessun account Bitrix24, nessuna licenza, nessun accesso, e non deve nemmeno sapere che c'è di mezzo Bitrix24. La legge e risponde con il programma di posta che già usa.

Non ha niente da installare e nessun portale a cui iscriversi. Dal suo lato è un messaggio normale, arrivato dalla casella della tua azienda, con sopra il nome del tuo collega.

No. MailAnyone non crea mai un lead, un contatto o un'azienda. L'app non chiama proprio i metodi di creazione delle schede di Bitrix24, quindi scrivere a un indirizzo mai usato prima non aggiunge nulla al CRM.

Ed è proprio questo il punto. Il tuo elenco clienti resta un elenco di clienti, il tuo numero di lead resta un numero di lead, e i report segmentati per fonte continuano a significare quello che significavano. Se vuoi tenere un indirizzo per la volta successiva c'è una casella «salva come fornitore» apposita — e quell'elenco fornitori vive dentro l'app, non nel CRM.

Nella trattativa. MailAnyone controlla la casella collegata circa una volta al minuto e, quando arriva una risposta, capisce a quale conversazione appartiene e la scrive nella timeline di quella scheda, con i suoi allegati. L'associazione si fa a partire dalle intestazioni del messaggio che hai inviato — In-Reply-To e References — ed è esatta. Un codice nell'oggetto, come [DEAL-4821], e l'indirizzo stesso del mittente servono da ripiego, e un'associazione ottenuta per ripiego viene segnalata perché una persona la confermi, invece di essere data per buona in silenzio.

Quando l'associazione è esatta, l'utente responsabile della trattativa riceve una notifica nella chat di Bitrix24, con un link diretto alla scheda. Anche le risposte automatiche di assenza e i mancati recapiti vengono associati alla conversazione, ma non generano mai una notifica. Se una risposta non è associabile a nulla, un amministratore la vede in una schermata di revisione e può associarla a mano.

Dalla tua. Un amministratore collega una volta sola la casella aziendale, con i suoi parametri SMTP e IMAP, e ogni messaggio parte da quel server, da quell'indirizzo. Non c'è nessun nostro inoltro lungo il percorso, nessun nostro dominio di invio nel campo Da e nessun piè di pagina aggiunto al tuo messaggio. Il fornitore vede la tua azienda, e la recapitabilità è quella del tuo dominio, non quella di un dominio condiviso tra i clienti di un fornitore di software.

È una casella per portale, non una per utente: tutta l'azienda invia dallo stesso indirizzo, con il proprio nome visualizzato e la propria firma. Ti serviranno SMTP e IMAP con nome utente e password — una password per le app se usi Google Workspace o Microsoft 365 — perché oggi il collegamento della casella tramite OAuth non è supportato. Un pulsante di verifica controlla entrambe le connessioni mentre configuri.

$15 al mese, oppure $150 all'anno, per portale Bitrix24 e non per utente. Può usarla tutta l'azienda a quell'unico prezzo, e il piano annuale corrisponde a dieci mesi pagati per dodici mesi di utilizzo.

C'è una prova gratuita di 7 giorni e non chiede la carta: installa, collega una casella e comincia a scrivere. Se alla fine della prova non sottoscrivi un abbonamento, l'invio si ferma — lo storico, i modelli e l'elenco fornitori restano dove sono e restano leggibili.

Su trattative e lead. MailAnyone registra la propria scheda nella pagina di dettaglio della trattativa e in quella del lead, e ogni conversazione appartiene alla scheda da cui è stata aperta. Contatti, aziende, preventivi, fatture e processi intelligenti oggi non sono supportati — se devi scrivere a qualcuno da una di queste schede, l'app ancora non lo fa.

Cc: sì, su qualsiasi messaggio. Allegati: dal tuo computer e tra i file già presenti sulla trattativa, fino a 20 MB per messaggio. Non è un browser completo di Bitrix24 Drive — propone i file che stanno sulla scheda da cui stai scrivendo.

Il Ccn funziona diversamente, ed è voluto. Nessuno imposta una copia nascosta messaggio per messaggio. Un responsabile può impostare una copia nascosta permanente — su tutto, su una categoria di trattative o su un singolo dipendente — e chi invia non la vede mai, né nel modulo di composizione né dopo, nella timeline. È controllo senza la messinscena, e senza una casella da spuntare per ogni messaggio che qualcuno prima o poi dimenticherebbe.

No, ed è il modo in cui si collega a permetterle di dirlo. Chiede al tuo server IMAP soltanto le intestazioni dei messaggi, e scarica il corpo di un messaggio solo quando quelle intestazioni dimostrano che è la risposta a qualcosa inviato da una trattativa. I messaggi non vengono segnati come letti al suo passaggio.

Per tutto il resto — fatture, posta interna, corrispondenza privata — conserva l'identificatore tecnico del messaggio e la sua posizione nella casella, così un amministratore può associarlo a mano se l'associazione automatica l'ha mancato. Nessun mittente, nessun oggetto, nessun corpo, nessuna copia. Ciò che conserva davvero è cifrato a riposo, e disinstallando l'app viene eliminato tutto ciò che appartiene al tuo portale.

Un portale Bitrix24 su cui hai il permesso di installare un'app, e una casella e-mail con SMTP e IMAP a cui puoi accedere con nome utente e password. L'elenco è tutto qui. La casella che la tua azienda già usa è quella giusta; non ti stiamo chiedendo di creare un nuovo indirizzo né di spostare la tua posta da qualche parte.

L'interfaccia dell'app è in inglese, francese e italiano. Questo sito è in più lingue di quante ne abbia l'app: il selettore in cima alla pagina indica quali.

Non è uno strumento di invio massivo: un messaggio alla volta, scritto da una trattativa o da un lead. Non c'è tracciamento delle aperture, non c'è pixel di tracciamento e non c'è tracciamento dei clic, quindi un messaggio inviato con l'app non ti dice nulla sul fatto che sia stato letto. Non ci sono invii programmati né bozze, e il corpo del messaggio è volutamente essenziale: grassetto, corsivo, sottolineato, link ed elenchi, ma niente immagini, tabelle o colori.

Interroga la cartella INBOX della casella collegata, quindi una regola lato server che smista la posta dei fornitori in una sottocartella prima che l'app la veda romperà l'associazione delle risposte. E poiché invia via SMTP senza riscrivere una copia via IMAP, un messaggio inviato compare sulla trattativa e non nella cartella Posta inviata della casella, a meno che non ce lo metta il tuo provider.