Bitrix24の取引で、連絡先ではない相手にメールを送れますか。

Bitrix24だけでは送れません。取引やリードの宛先選択欄に出てくるのは、そのレコードにすでに紐づいた連絡先と会社だけで、CRMにないアドレスを入れる欄はありません。だから案件の仕入先側のやりとりはたいていOutlookやGmailに流れ、取引には経緯の半分しか残らないのです。

MailAnyoneは、まさにその制約を取り除くBitrix24アプリです。取引とリードの詳細画面にタブを追加し、宛先には入力したアドレスをそのまま使えます。一度も使ったことのないアドレスでも構いません。メッセージは自社のメールボックスを通って送信されます。そのアドレスが事前にCRMのどこかに存在している必要はなく、送信後に登録されることもありません。

取引を開き、MailAnyoneタブで宛先欄に仕入先のアドレスを入力し、本文を書いて送信します。保存済みの仕入先を入力補完から選んでも、アプリが一度も見たことのないアドレスを打ち込んでも、動作は同じです。Ccの宛先を追加し、パソコン内のファイルを添付し、取引にすでに保存されているファイルを添付することもできます。

見積依頼や現地調査の依頼など、同じ内容を繰り返し送るなら、テンプレートが顧客名・カテゴリー・郵便番号・緊急度・取引へのリンクをレコードから直接埋めます。空欄のまま返ってきた項目には下書き上に印が付くので、送信前に気づけます。意味を問い返す返信で気づくのではありません。

いいえ。宛先は通常のメールアドレスで、届くのも通常のメールです。Bitrix24のアカウントもライセンスもログインも不要で、Bitrix24が関わっていることを相手が知る必要もありません。相手は普段使っているメールソフトで読み、そのまま返信します。

相手側にインストールするものはなく、参加すべきポータルもありません。相手から見れば、御社のメールボックスから届いた、担当者の名前が入った普通のメッセージです。

いいえ。MailAnyoneがリード・連絡先・会社を作成することはありません。Bitrix24のレコード作成メソッドをそもそも呼び出していないため、一度も使ったことのないアドレスに送っても、CRMには何も増えません。

むしろそれが狙いです。顧客リストは顧客のリストのままで、リード件数はリード件数のままです。ソース別に集計するレポートも、意味を変えません。次回のためにアドレスを残したい場合は「仕入先として保存」のチェックボックスがあります。その仕入先リストはアプリの中にあり、CRMの中にはありません。

取引に戻ります。MailAnyoneは接続されたメールボックスを1分に1回ほど確認し、返信が届くとどのやりとりに属するかを判定して、添付ファイルごとそのレコードのタイムラインに書き込みます。照合には送信したメッセージのメールヘッダー、In-Reply-ToとReferencesを使うため、確実です。件名に付く[DEAL-4821]のようなコードと差出人自身のアドレスは代替手段として使われ、代替手段による一致は黙って信用せず、人が確認するようフラグを立てます。

照合が確実な場合は、取引の担当者にBitrix24のチャット通知が届き、レコードへのリンクがそのまま添えられます。不在通知や配信エラーもやりとりに紐づけられますが、これらが通知を出すことはありません。返信をどうしても照合できない場合は、管理者が確認画面でそれを見て、手作業で紐づけられます。

御社自身のメールボックスです。管理者が自社のメールボックスをSMTPとIMAPの情報とともに一度接続すれば、すべてのメッセージはそのサーバーを通り、そのアドレスから送信されます。経路に当社の中継はなく、From欄に当社の送信ドメインは入らず、本文にフッターも追加されません。仕入先に見えるのは御社であり、到達率も共有のベンダーではなく御社自身のドメインのものになります。

メールボックスは1ポータルにつき1つで、ユーザーごとではありません。社内の全員が同じアドレスから、それぞれの表示名と署名で送信します。ユーザー名とパスワードで接続できるSMTPとIMAPが必要です。Google WorkspaceやMicrosoft 365の場合はアプリパスワードをご用意ください。OAuthによるメールボックス接続には現在対応していないためです。設定中に両方の接続を確認するテストボタンがあります。

月額$15、または年額$150です。ユーザーごとではなく、Bitrix24のポータルごとの料金です。この1つの料金で社内の全員が使えます。年額プランは10か月分の料金で12か月使えます。

7日間の無料トライアルがあり、カードの登録も求めません。インストールしてメールボックスを接続すれば、すぐに書き始められます。トライアル終了時に契約しない場合は送信が止まります。履歴・テンプレート・仕入先リストはそのまま残り、閲覧もできます。

取引とリードです。MailAnyoneは取引の詳細画面とリードの詳細画面にタブを登録し、それぞれのやりとりは開始元のレコードに属します。連絡先・会社・見積・請求書・スマートプロセスには現在対応していません。それらの画面から誰かに書きたい場合、このアプリではまだできません。

Ccはどのメッセージでも使えます。添付は、パソコン内のファイルと、取引にすでに保存されているファイルから選べ、1通あたり20 MBまでです。Bitrix24ドライブ全体を閲覧する機能ではなく、書いているレコードにあるファイルだけが表示されます。

Bccの扱いは意図的に異なります。メッセージごとにブラインドコピーを設定する人はいません。責任者が常時有効の隠しコピーを設定でき、対象は全体、1つの取引カテゴリー、または1人の従業員です。送信する本人には、作成画面でも送信後のタイムラインでも見えません。演出ぬきの管理であり、誰かがチェックし忘れるようなメッセージごとの欄も存在しません。

いいえ。そう言い切れるのは、接続の仕方そのものによります。IMAPサーバーに要求するのはメッセージのヘッダーだけで、本文を取得するのは、取引から送ったメッセージへの返信であることがそのヘッダーから確認できたときに限られます。通過したメッセージが既読になることもありません。

それ以外のメッセージ — 請求書、社内メール、私信 — については、メッセージの技術的な識別子とメールボックス内での位置だけを保持します。照合が漏れた場合に、管理者が手作業で紐づけられるようにするためです。差出人も、件名も、本文も、複製も保持しません。保持するものは保存時に暗号化され、アプリをアンインストールすれば御社のポータルに属するものはすべて削除されます。

アプリをインストールする権限があるBitrix24ポータルと、ユーザー名とパスワードでログインできるSMTP・IMAP対応のメールボックスです。必要なものはこれだけです。今すでに社内で使っているメールボックスがそれに当たります。新しいアドレスを作ったり、メールをどこかへ移したりする必要はありません。

アプリ本体の画面表示は英語・フランス語・イタリア語です。このウェブサイトはアプリより多くの言語に対応しています。対応言語はページ上部の切り替えメニューでご確認ください。

一斉配信のツールではありません。取引またはリードから、1通ずつ書いて送ります。開封トラッキングもトラッキングピクセルもクリックトラッキングもないため、このアプリで送ったメッセージが読まれたかどうかはわかりません。予約送信も下書きもありません。本文は意図的に簡素で、太字・斜体・下線・リンク・箇条書きは使えますが、画像・表・色は使えません。

接続したメールボックスのINBOXを監視しているため、アプリが見る前にサーバー側のルールで仕入先のメールをサブフォルダーへ振り分けていると、返信の照合ができなくなります。また、SMTPで送信するだけでIMAPで控えを書き戻さないため、送信済みメッセージは取引には表示されますが、メールボックスの送信済みフォルダーには入りません。プロバイダー側が自動で入れる場合を除きます。