ส่งอีเมลถึงคนที่ไม่ใช่ผู้ติดต่อบน Deal ของ Bitrix24 ได้ไหม

ถ้าใช้ Bitrix24 เพียงอย่างเดียว ไม่ได้ ตัวเลือกผู้รับบน Deal หรือ Lead เสนอเฉพาะผู้ติดต่อและบริษัทที่ผูกกับเรคคอร์ดนั้นอยู่แล้ว ไม่มีช่องสำหรับที่อยู่อีเมลที่ยังไม่อยู่ใน CRM ด้วยเหตุนี้ งานฝั่งซัพพลายเออร์จึงมักไปจบที่ Outlook หรือ Gmail และ Deal ก็เล่าเรื่องได้แค่ครึ่งเดียวเสมอ

MailAnyone คือแอปสำหรับ Bitrix24 ที่ตัดข้อจำกัดนั้นออกไปพอดี มันเพิ่มแท็บบนหน้า Deal และหน้า Lead ที่ผู้รับคือที่อยู่อีเมลที่คุณพิมพ์ลงไปเท่านั้น — ที่อยู่ที่ไม่เคยใช้มาก่อนก็ได้ — แล้วข้อความก็ส่งออกผ่านกล่องอีเมลของบริษัทคุณเอง ที่อยู่นั้นไม่จำเป็นต้องมีอยู่ที่ใดใน CRM ก่อนใช้งาน และหลังจากนั้นก็ไม่ถูกใส่เข้าไปด้วย

เปิด Deal ไปที่แท็บ MailAnyone พิมพ์ที่อยู่อีเมลของซัพพลายเออร์ในช่อง ถึง เขียนข้อความแล้วกดส่ง คุณจะเลือกซัพพลายเออร์ที่บันทึกไว้จากรายการแนะนำอัตโนมัติ หรือพิมพ์ที่อยู่ที่แอปไม่เคยเห็นมาก่อนก็ได้ ทั้งสองแบบทำงานเหมือนกัน คุณเพิ่มผู้รับ Cc แนบไฟล์จากเครื่องของคุณ และแนบไฟล์ที่เก็บอยู่บน Deal อยู่แล้วได้

ถ้าคุณส่งคำขอแบบเดิมบ่อยๆ — คำขอใบเสนอราคา หรือการนัดเข้าดูหน้างาน — เทมเพลตจะเติมชื่อลูกค้า หมวดหมู่ รหัสไปรษณีย์ ความเร่งด่วน และลิงก์กลับไปยัง Deal มาจากเรคคอร์ดโดยตรง ฟิลด์ไหนที่ดึงมาแล้วว่างจะถูกทำเครื่องหมายไว้ในร่าง คุณจึงรู้ก่อนกดส่ง แทนที่จะมารู้ตอนที่เขาตอบกลับมาถามว่าคุณหมายถึงอะไร

ไม่ต้อง ผู้รับคือที่อยู่อีเมลธรรมดา และได้รับอีเมลธรรมดา เขาไม่ต้องมีบัญชี Bitrix24 ไม่ต้องมีไลเซนส์ ไม่ต้องล็อกอิน และไม่ต้องรู้ด้วยซ้ำว่ามี Bitrix24 เกี่ยวข้องอยู่ เขาอ่านและตอบกลับด้วยโปรแกรมอีเมลที่เขาใช้อยู่แล้ว

ไม่มีอะไรให้เขาติดตั้ง และไม่มีพอร์ทัลให้เขาต้องเข้าร่วม จากฝั่งเขา มันคือข้อความปกติจากกล่องอีเมลของบริษัทคุณ ที่มีชื่อเพื่อนร่วมงานของคุณกำกับอยู่

ไม่ MailAnyone ไม่เคยสร้าง Lead ผู้ติดต่อ หรือบริษัท แอปไม่ได้เรียกเมธอดสร้างเรคคอร์ดของ Bitrix24 เลย การส่งอีเมลไปยังที่อยู่ที่ไม่เคยใช้มาก่อนจึงไม่เพิ่มอะไรลงใน CRM ของคุณ

นั่นแหละคือประเด็น รายชื่อลูกค้าของคุณยังคงเป็นรายชื่อลูกค้า จำนวน Lead ยังคงเป็นจำนวน Lead และรายงานที่แบ่งกลุ่มตามแหล่งที่มาก็ยังหมายความเหมือนเดิม ถ้าคุณอยากเก็บที่อยู่ไว้ใช้ครั้งหน้า มีช่อง “บันทึกเป็นซัพพลายเออร์” ให้เลือกอย่างชัดเจน — และรายชื่อซัพพลายเออร์นั้นอยู่ในแอป ไม่ได้อยู่ใน CRM ของคุณ

กลับไปที่ Deal MailAnyone ตรวจกล่องอีเมลที่เชื่อมต่อไว้ประมาณนาทีละครั้ง เมื่อมีคำตอบเข้ามา แอปจะหาว่าเป็นของบทสนทนาไหน แล้วเขียนลงไทม์ไลน์ของเรคคอร์ดนั้นพร้อมไฟล์แนบ การจับคู่ทำจากส่วนหัวของข้อความที่คุณส่งไป — In-Reply-To และ References — ซึ่งแม่นยำแน่นอน รหัสในหัวเรื่องอย่าง [DEAL-4821] และที่อยู่ของผู้ส่งเองใช้เป็นทางสำรอง และการจับคู่แบบสำรองจะถูกทำเครื่องหมายให้คนยืนยัน แทนที่จะเชื่อไปเงียบๆ

เมื่อจับคู่ได้ตรงแน่นอน ผู้ใช้ที่รับผิดชอบ Deal จะได้รับแจ้งเตือนในแชท Bitrix24 พร้อมลิงก์ตรงไปยังเรคคอร์ด อีเมลตอบอัตโนมัติแจ้งไม่อยู่ที่ทำงานและอีเมลแจ้งส่งไม่สำเร็จก็ถูกแนบเข้าบทสนทนาเช่นกัน แต่ทั้งสองอย่างไม่ทำให้เกิดการแจ้งเตือน ถ้าคำตอบใดจับคู่ไม่ได้เลย ผู้ดูแลระบบจะเห็นในหน้าตรวจสอบและแนบเข้าด้วยมือได้

กล่องของคุณเอง ผู้ดูแลระบบเชื่อมต่อกล่องอีเมลของบริษัทไว้ครั้งเดียว พร้อมรายละเอียด SMTP และ IMAP แล้วทุกข้อความจะออกผ่านเซิร์ฟเวอร์นั้น จากที่อยู่นั้น ไม่มีตัวกลางของเราอยู่ในเส้นทาง ไม่มีโดเมนผู้ส่งของเราในบรรทัด From และไม่มีข้อความต่อท้ายเพิ่มลงในอีเมลของคุณ ซัพพลายเออร์เห็นบริษัทของคุณ และอัตราการส่งถึงก็ขึ้นกับโดเมนของคุณเอง ไม่ใช่โดเมนกลางที่ใครก็ใช้ร่วมกัน

หนึ่งกล่องอีเมลต่อหนึ่งพอร์ทัล ไม่ใช่หนึ่งกล่องต่อหนึ่งผู้ใช้ ทุกคนในบริษัทส่งผ่านที่อยู่เดียวกัน โดยใช้ชื่อที่แสดงและลายเซ็นของตัวเอง คุณต้องมี SMTP และ IMAP ที่ล็อกอินด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านได้ — เป็นรหัสผ่านสำหรับแอป (app password) หากใช้ Google Workspace หรือ Microsoft 365 — เพราะปัจจุบันยังไม่รองรับการเชื่อมต่อกล่องอีเมลด้วย OAuth มีปุ่มทดสอบให้ตรวจการเชื่อมต่อทั้งสองด้านระหว่างตั้งค่า

$15 ต่อเดือน หรือ $150 ต่อปี คิดต่อหนึ่งพอร์ทัล Bitrix24 ไม่ใช่ต่อผู้ใช้ ทุกคนในบริษัทใช้ได้ในราคาเดียวนั้น และแผนรายปีคือจ่ายเท่าสิบเดือนแต่ใช้ได้สิบสองเดือน

มีให้ทดลองใช้ฟรี 7 วัน และไม่ขอข้อมูลบัตร ติดตั้ง เชื่อมต่อกล่องอีเมล แล้วเริ่มเขียนได้เลย ถ้าคุณไม่สมัครใช้งานเมื่อครบกำหนดทดลอง การส่งจะหยุดลง ส่วนประวัติ เทมเพลต และรายชื่อซัพพลายเออร์ของคุณยังอยู่ที่เดิมและยังอ่านได้

Deal และ Lead MailAnyone ลงทะเบียนแท็บของตัวเองไว้ที่หน้ารายละเอียด Deal และหน้ารายละเอียด Lead และแต่ละบทสนทนาเป็นของเรคคอร์ดที่มันถูกเริ่มขึ้นมา ผู้ติดต่อ บริษัท ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และสมาร์ทโพรเซส ยังไม่รองรับในตอนนี้ — ถ้าคุณต้องเขียนถึงใครจากเรคคอร์ดเหล่านั้น แอปนี้ยังทำไม่ได้

Cc: ได้ ทุกข้อความ ไฟล์แนบ: จากเครื่องของคุณ และจากไฟล์ที่เก็บอยู่บน Deal อยู่แล้ว รวมได้ไม่เกิน 20 MB ต่อหนึ่งข้อความ มันไม่ใช่ตัวเรียกดู Bitrix24 Drive ทั้งระบบ — แอปเสนอเฉพาะไฟล์ที่อยู่บนเรคคอร์ดที่คุณกำลังเขียนอยู่

Bcc ทำงานต่างออกไปโดยตั้งใจ ไม่มีใครตั้งสำเนาลับเป็นรายข้อความ ผู้บริหารตั้งสำเนาลับแบบถาวรได้ — สำหรับทุกอย่าง สำหรับหมวดหมู่ Deal เดียว หรือสำหรับพนักงานคนเดียว — และคนที่ส่งไม่เห็นเลย ทั้งในหน้าเขียนข้อความและในไทม์ไลน์ภายหลัง มันคือการกำกับดูแลที่ไม่ต้องทำเป็นพิธี และไม่ต้องมีช่องติ๊กรายข้อความที่เดี๋ยวก็มีคนลืมติ๊ก

ไม่ และวิธีที่มันเชื่อมต่อนี่แหละที่ทำให้พูดแบบนั้นได้ แอปขอจากเซิร์ฟเวอร์ IMAP ของคุณเฉพาะส่วนหัวของข้อความเท่านั้น และจะดาวน์โหลดเนื้อความก็ต่อเมื่อส่วนหัวเหล่านั้นพิสูจน์ว่าข้อความเป็นคำตอบของสิ่งที่ส่งออกจาก Deal ข้อความจะไม่ถูกทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วระหว่างที่แอปผ่านไป

สำหรับทุกอย่างที่เหลือ — ใบแจ้งหนี้ อีเมลภายใน จดหมายส่วนตัว — แอปเก็บเพียงตัวระบุทางเทคนิคของข้อความและตำแหน่งของมันในกล่องอีเมล เพื่อให้ผู้ดูแลระบบแนบเข้าด้วยมือได้หากการจับคู่พลาดไป ไม่มีผู้ส่ง ไม่มีหัวเรื่อง ไม่มีเนื้อความ ไม่มีสำเนา สิ่งที่แอปเก็บไว้จริงถูกเข้ารหัสขณะจัดเก็บ และการถอนการติดตั้งแอปจะลบทุกอย่างที่เป็นของพอร์ทัลคุณ

พอร์ทัล Bitrix24 ที่คุณมีสิทธิ์ติดตั้งแอปได้ และกล่องอีเมลที่มี SMTP และ IMAP ซึ่งล็อกอินด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านได้ ทั้งหมดมีเท่านี้ กล่องอีเมลที่บริษัทคุณใช้อยู่แล้วคือกล่องที่ถูกต้อง คุณไม่ต้องสร้างที่อยู่ใหม่หรือย้ายอีเมลไปที่ไหน

หน้าจอใช้งานของตัวแอปเองมีเฉพาะภาษาอังกฤษ ฝรั่งเศส และอิตาลี เว็บไซต์นี้มีภาษามากกว่าที่ตัวแอปมี — ตัวเลือกภาษาด้านบนของหน้าจะบอกว่ามีภาษาใดบ้าง

มันไม่ใช่เครื่องมือส่งอีเมลจำนวนมาก ส่งได้ครั้งละหนึ่งข้อความ เขียนจาก Deal หรือ Lead ไม่มีการติดตามการเปิดอ่าน ไม่มีพิกเซลติดตาม และไม่มีการติดตามการคลิก ข้อความที่ส่งผ่านแอปจึงไม่บอกอะไรคุณเลยว่ามันถูกอ่านหรือไม่ ไม่มีการตั้งเวลาส่งและไม่มีแบบร่าง และเนื้อความก็เรียบง่ายโดยตั้งใจ — ตัวหนา ตัวเอียง ขีดเส้นใต้ ลิงก์ และรายการ แต่ไม่มีรูปภาพ ตาราง หรือสี

แอปตรวจเฉพาะโฟลเดอร์ INBOX ของกล่องอีเมลที่เชื่อมต่อไว้ ดังนั้นกฎฝั่งเซิร์ฟเวอร์ที่ย้ายอีเมลจากซัพพลายเออร์ไปโฟลเดอร์ย่อยก่อนที่แอปจะเห็น จะทำให้การจับคู่คำตอบพัง และเพราะแอปส่งผ่าน SMTP โดยไม่เขียนสำเนากลับผ่าน IMAP ข้อความที่ส่งแล้วจึงปรากฏบน Deal ไม่ใช่ในโฟลเดอร์ Sent ของกล่องอีเมล เว้นแต่ผู้ให้บริการของคุณจะใส่ไว้ให้เอง